Якщо заклад перебуває на простої та знаходиться на тимчасово окупованій території, а зв’язок із керівником втрачено, управління освіти (як орган управління) не може виконати класичну процедуру призначення виконуючого обовязки.
У такій ситуації єдиний законний механізм – видати наказ (розпорядження управління освіти) про призупинення дії трудового договору з керівником на підставі ст. 13 Закону України Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану від 15.03.2022 № 2136-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n47

Щодо інших працівників закладу
Формально, призупинення трудового договору працівникам здійснює роботодавець (директор).
Але якщо зв’язку з директором немає і він не виконує повноваження, то як засновник і орган управління, управління освіти має видати розпорядчий акт (наказ/розпорядження) про призупинення дії трудових договорів усім працівникам закладу; обґрунтувати неможливість виконання трудових функцій через ТОТ та відсутність керівника з не зясованих причин..

Накази можуть бути такого зразка

НАКАЗ
___ __________ 2025 р. №____
м. ____________

Про призупинення дії трудового договору з директором
________ (назва закладу позашкільної освіти)

У зв’язку із тимчасовою окупацією території, на якій розташований заклад позашкільної освіти «__________» (комунальної власності __________ громади), втратою зв’язку з директором закладу _____________ (ПІБ) та неможливістю виконання ним трудових обов’язків, відповідно до ст. 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»,

НАКАЗУЮ:

Призупинити дію трудового договору з директором закладу позашкільної освіти «__________» ____________ (ПІБ) з ___ ________ 2025 р. до відновлення можливості виконання ним своїх трудових обов’язків.
Відділу кадрової роботи забезпечити внесення відповідної інформації до особової справи працівника.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Начальник управління освіти _____________
(підпис, ПІБ)

НАКАЗ
___ __________ 2025 р. №____
м. ____________

Про призупинення дії трудових договорів з працівниками
________ (назва закладу позашкільної освіти)

У зв’язку із тимчасовою окупацією території, на якій розташований заклад позашкільної освіти «__________» (комунальної власності __________ громади), неможливістю організації роботи закладу та відсутністю зв’язку з керівником, керуючись ст. 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»,

НАКАЗУЮ:

Призупинити дію трудових договорів з усіма працівниками закладу позашкільної освіти «__________» з ___ ________ 2025 р. до відновлення можливості здійснення освітнього процесу та виконання працівниками трудових обов’язків.
Відділу кадрової роботи скласти перелік працівників закладу, щодо яких призупиняється дія трудових договорів, та долучити його як додаток до цього наказу.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Начальник управління освіти _____________
(підпис, ПІБ)

Додаток до другого наказу: список працівників із зазначенням ПІБ, посади, дати призупинення трудового договору.

Раді допомогти, звертайтесь ще!