Що робити з книгою руху трудових книжок після видачі

Книга руху трудових книжок має зберігатися у відділі кадрів.

В жодному нормативному документі не зазначено, що подання скан-копії трудової книжки до ПФУ є підставою видати її працівнику. Якщо розібратися, то наразі існують такі підстави для видачі трудової книжки працівнику:

- звільнення працівника (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text, ст. 47 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310 – для трудових книжок);
- завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Однак тут постає питання, що вважати «завершенням включення до реєстру»: прийняття пенсійним фондом скан-копій конкретної трудової книжки чи взагалі весь перехідний етап, який триває по 10 червня 2026 року? Як бачите, однозначний висновок тут зробити не можна.

Тож ми б не радили видавати трудові книжки після подання скан-копій, посилаючись тільки на цю норму.

Але, якщо працівники просять видати йому на руки трудову книжку, ви не вправі відмовити у видачі. Заяву працівника щодо отримання трудової потрібно оформити письмово.

Після сканування трудової книжки працівнику, який її забрав, ви повинні внести відповідну позначку в книгу обліку руху трудових книжок, вказавши дату видачі і підпис працівника, та зберігати її на підприємстві , але вже без внесення до неї відомостей про трудові книжки, які видані працівникам.

Раді допомогти, звертайтесь ще!