Щоб оформити відпустку поза графіком, працівник має звернутись до роботодавця із проханням використати відпустку раніше чи пізніше. У листі від 31.05.2023 р. N 4706 Мінекономіки зазначали, що У разі коли працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем). Тобто працівник може надати заяву про надання відпустки поза графіком. Зразки документів можна знайти в розділі "Документи".
Якщо роботодавець згоден, то потрібно також внести зміни до графіку відпусток. До графіка відпусток можуть вноситись зміни протягом усього періоду його дії. Як це зробити законодавством не визначено. На мою особисту думку тут може бути 2 варіанта дій. Перший – це внести зміни в сам графік відпусток. Зміни до графіка відпусток, як і сам графік відпусток, затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Так скеровує ст. 10 Закону України «Про відпустки». Тобто ви узгоджуєте із працівником новий термін відпустки (наприклад працівник надає заяву у довільній формі), погоджуєте ці майбутні зміни із профспілкою чи представником трудового колективу та затверджуте ці зміни або окремим наказом або грифом керівника «Затверджую» на документі або наказом. https://kadroland.com/documents/download/3774 Зміни можна внести по декільком або тільки по одному працівнику. Другий спосіб - зміни внести в сам графік відпусток, а саме в спеціальну графу «Примітки». Тобто зазначте в цій графі підставу для перенесення та нову узгоджену сторонами дату відпустки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!