Запровадження ЕДО: підписання документів електронно та вручну одночасно

На обидва запитання відповідь – ні, не можна.

Паперовий наказ із «живим» підписом є оригіналом, а роздрукований наказ із КЕП – паперовою копією електронного документа. Згідно ж з п. 1 гл. 7 розд. IV наказу Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14/conv#n374), справи з паперовими копіями е-документів мають формуватися окремо і незалежно від інших справ. Тож оригінали наказів (підписаних «вживу») та роздруковані копії наказів (підписаних КЕП) необхідно розділити на дві різні справи і, відповідно, вести їх окрему нумерацію.

Ви можете вести гібридну форму (паперові накази та накази з електронним підписом), але лише чітко розділяючи документи за категоріями, а не хаотично. Наприклад, у Положенні про ЕДО підприємства можна вказати, що накази тимчасового строку зберігання (про щорічні основні відпустки, відрядження тощо) ведуться тільки в електронному вигляді (ЕДО), а накази тривалого строку зберігання (про прийняття, переведення, звільнення і т.п.) – лише у паперовому. У такому разі у Вас буде два окремі журнали і дві окремі папки, що повністю відповідатиме законодавству.

Один і той самий наказ не може містити частину підписів на папері, частину – в електронному вигляді. Електронний документ за законом є цілісним файлом, який скріплюється КЕП. Якщо 10 людей підпишуть наказ через систему ЕДО, їхні підписи будуть зафіксовані всередині електронного коду цього файлу, а якщо інші 10 людей роздрукують цей файл і розпишуться ручкою на папері – це вважатиметься іншим документом, в результаті чого жоден з них не міститиме підписів усіх 20 працівників одночасно.

Ви повністю правильно зрозуміли зміст норми ч. 3 ст. 7 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15/conv#n41): «Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу». Це означає, що це мають бути два окремі, але повністю ідентичні документи – якщо ознайомитись з наказом має 10 людей, то всі ці 10 людей мають підписати обидва варіанти обома способами (у системі ЕДО всі 10 людей мають накласти свої електронні підписи на електронний файл, а на паперовому варіанті всі ті самі 10 людей мають розписатися ручкою від руки).

Раді допомогти, звертайтесь ще!