Для початку хочемо застерегти, що частковий перехід на підписання деяких окремих кадрових документів КЕП не є раціональним, доцільним і може призвести до ряду непорозумінь і порушення формування документаційного фонду. Насамперед, це стосується особових справ працівників: або справа формується виключно в електронному вигляді, або – у паперовому. Це саме стосується і кадрових наказів: або вони всі з початку року створюються, підписуються та реєструються в електронному форматі й відповідно формуються в електронні справи, або ведеться паперове оформлення, облік і систематизація у відповідних справах залежно від строків їх зберігання.

Якщо все ж таки у ТОВ буде запроваджена повноцінна система електронного документообігу (з відповідним програмним забезпеченням), у цьому разі слід видати (оформити) такі документи:

• Наказ про впровадження електронного документообігу у ТОВ «________»


• Положення або Інструкція про електронний документообіг із застосуванням КЕП


• Список працівників ТОВ, яким надається право застосування кваліфікованого електронного підпису та кваліфікованої електронної печатки


• Заяви (згоди) працівників на використання КЕП

Усі працівники, яким буде надано право застосування КЕП, мають бути ознайомлені з наказом та положенням про електронний документообіг. До речі, положення і список мають бути затверджені цим же наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!