Оформлення документів для дистанційних працівників: чи можливо зараз

Так, можна й доцільно оформити всі документи зараз: затвердити порядок електронної комунікації та отримати від дистанційних працівників погодження/заяви або додаткові угоди.

Обґрунтування

1. Закон дозволяє узгоджувати способи електронної комунікації в будь-який момент. Стаття 29 КЗпП України дозволяє передбачати у трудовому договорі як електронні підписи, так і альтернативні способи ознайомлення працівника з документами, якщо вони узгоджені між сторонами. Таке узгодження не прив’язане до дати прийняття на роботу, його можна оформити пізніше через додаткову угоду, заяву працівника + наказ роботодавця.

2. У період воєнного стану прямо дозволені «будь‑які доступні» способи електронної комунікації. Частина 2 статті 7 Закону № 2136‑IX дозволяє сторонам трудового договору домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших документів, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації. Таку домовленість теж можна оформити зараз, окремим документом.

3. Практично доцільно «наздогнати» оформлення: що саме зробити.

   1. Видати наказ (або затвердити Положення) про альтернативні способи електронної комунікації з переліком допустимих каналів (email, месенджери тощо) і порядком фіксації ознайомлення.
   2. Отримати від кожного дистанційного працівника заяву із зазначенням його контактів / обраного каналу зв’язку або укласти додаткову угоду до трудового договору, де закріпити ці способи комунікації.
   3. У подальших наказах/договорах робити відсилання до цього порядку.

4. Відсутність таких документів на момент прийняття не забороняє дистанційну роботу. Дистанційна робота правомірна вже зараз (ви зазначили її в наказі), а оформлення системи електронного обміну документами — це уточнення й впорядкування умов, що допускається нормами КЗпП і Закону № 2136 та підвищує доказовість кадрових дій.

Зараз оформити документи про альтернативні засоби комунікації із вже прийнятими дистанційними працівниками є законно і практично правильним кроком.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?