Правила завірки копій документів кадровиками та їх підписів

Розберемо все по порядку.

1) Реквізит «Відмітка про засвідчення копії документа» згідно з п. 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf складається з таких елементів:

- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),

- назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,

- дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи або структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи, або печатки «Для копій».

Приклад:

Згідно з оригіналом

Менеджер із персоналу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата Відбиток печатки

2) Цей реквізит сам директор не оформлює (крім випадків, коли директор є єдиним працівником в юрособі).

Зазвичай це робить секретар чи інший працівник служби діловодства (зав. канцелярії, діловод), якщо копії виготовляють з управлінських документів, що стосуються основної діяльності.

А з усіх кадрових документів, зокрема й кадрових наказів, копії виготовляє та засвідчує працівник кадрової служби (інспектор з кадрів, менеджер з персоналу).

3) Дата засвідчення копії є обов’язковим елементом реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа».

Раді допомогти, звертайтесь ще!