Видача трудових книжок раніше терміну: необхідні процедури та документи

Заява від працівника потрібна. Підписи у журналі реєстрації трудових книжок потрібні.

Якщо роботодавець оцифрував / відсканував трудової книжки - це не є підставою для видачі її на руки працівнику. Водночас видати трудову книжку можна за заявою працівника

Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:

при звільненні (ст. 47 Кодексу законів про працю України та абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);
під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Щодо останнього випадку, то конструкція норми не дозволяє зробити однозначного висновку: мається на увазі завершення глобального процесу переходу з паперових трудових книжок на електронні, на який виділено 5 років (до 10.06.2026), або ж локальне оцифрування / сканування трудової книжки конкретного працівника. Тому наразі не радимо користуватися такою можливістю.

Але допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику навіть при триваючих трудових відносинах за заявою працівника. На це неодноразово звертали увагу фахівці Держпраці :

"роботодавець не може відмовити працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу. В такому випадку працівник має подати заяву, в якій просить видати йому трудову книжку й обґрунтовує необхідність видачі, а роботодавець – завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки "

Наказ

Про видачу трудової книжки

НАКАЗУЮ:

1. Видати _____________________________, ___________________________________, трудову книжку на зберігання ним особисто.
2. Інспектору з кадрів _____________ оформити відповідно до законодавства отримання _____________________ трудової книжки під підпис.

Підстава: заява _______________ від __.__.20__, зареєстрована за № __.

Директор _____________

Відмітки про ознайомлення з наказом

Раді допомогти, звертайтесь ще!