Вилучення документів з особових справ працівників для архіву

Повний перелік документів, які підшиваються в особові справи, наведено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 (далі – Правила №1000/5). Проте у Правилах №1000/5 не уточнено, копії з яких документів слід вилучити з особової справи після звільнення працівника і підготовки його справи до передання в архів.

Між тим у примітці 1 до статті 493, в якій визначено склад та строк зберігання документів особової справи працівника у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 , зазначено, що:

«Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення – 3 р. після звільнення».

Моя особиста думка, як фахівця з питань документознавства й архівознавства та проведення експертизи цінності, що з особової справи можна вилучити:

• копії свідоцтв про шлюб та народження дітей;


• копії ВОД.

Ці документи можна класифікувати як «документи другорядного значення». Їх наявність в особовій справі не впливає на підтвердження стажу, періоду роботи в певній юрособі, розміру заробітної плати, наявності пільг тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!