Сканування трудових книжок: як правильно обробляти розвороти

Якщо ви скануєте трудові книжки для подання відомостей до Пенсійний фонд України, слід орієнтуватися на вимоги щодо формування електронних копій документів.

1. Щодо сканування розворотів

Так, рекомендовано сканувати кожен розворот окремим файлом або окремою сторінкою в одному файлі формату PDF чи JPEG. Важливо забезпечити чітке зображення обох сторін розвороту та не розділяти його на два окремі зображення (ліва і права сторінка окремо — небажано).

Найзручніше сформувати один PDF-файл, у якому кожен розворот відображено окремою сторінкою.

2. Щодо порожніх місць на сторінках

Порожні місця на сторінці допускаються. Розгортати або обрізати сторінку з метою усунення «порожнечі» не потрібно. Головне, щоб було видно серію та номер трудової книжки (за наявності), чітко читалися записи, дати, печатки, підписи, сторінка була повністю в кадрі без обрізаних країв.

Порожні графи або частково заповнені сторінки — це нормально.

3. Практичні рекомендації

Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

– повинні бути кольоровими та чіткими;

– відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);

– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

- файли бажано називати зрозуміло (наприклад: «ТК_Іваненко_1-2.pdf»).

(п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12).

Раді допомогти, звертайтесь ще!