Вимоги до копії наказу про прийняття на роботу кадровика

Ви все правильно зробили, згідно з вимогами законодавства.

На практиці певні державні установи, зокрема й центр зайнятості, можуть вимагати оформлення копій (витягів) з їх вимогами, але при цьому вони мають послатися на відповідний нормативно-правовий акт або нормативний документ, що регламентує порядок засвідчення та подання копій/витягів з певних документів за особливими правилами, які відрізняються від загальнодержавних.

Під час виготовлення і засвідчення копій та витягів зі службових документів, до яких належить і наказ про прийняття на роботу, слід керуватися главою 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 (далі – Правила №1000/5).

А також п. 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf

Копію наказу про прийняття на роботу має право засвідчити інспектор з кадрів. Що Ви і зробили. Підпис керівника юрособи на копії документа – не вимагається. Чи вони хочуть, щоб у «Відмітці про засвідчення копії» були зазначені посада, підпис і розшифрування підпису керівника кадрової служби?

Запитайте в них, якими НПА та стандартами вони керуються. І зробить посилання на вимоги Правил №1000/5 та ДСТУ 4163:2020.

Якщо не знайдете компромісу, то дійсно зробіть ксерокопію з виданого й підписаного директором наказу, а вже на цій копії проставите штамп «Копія» та «Згідно з оригіналом» і засвідчите своїм підписом та печаткою юрособи з кодом ЄДРПОУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!