Правила подання оцифрованої трудової книжки мобілізованого працівника

Згода не обробку персональних даних не потрібна при передачі трудової книжки будь-якого вашого працівника.

Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text) зобов’язав ПФУ переводити відомості про трудову діяльність в електронний формат, чим надав дозвіл на обробку персональних даних. Тому така обрбка даних передбачено законодавством, а отже окрема згода не потрібна.

Але щодо оцифрування трудової книжки мобілізованого працівника можуть виникнути проблеми. Зокрема, це стосується мобілізованих. На портал ПФУ (до Реєстру застрахованих осіб) дані «підтягуються» із Податкового розрахунку (зокрема, додаток Д1, Д4 та Д5). Зокрема, щодо мобілізованого в Додатку Д1 в графі 14 слід вказувати кількість календарних днів перебування у трудових відносинах.
Водночас, якщо за останній податковий період (наразі це місяць) не подано відомостей про нарахування/виплату зарплати та нарахування/сплату ЄСВ, то система автоматично «вважає», що людина не працює, і зв’язок «Роботодавець-Працівник» розривається. Відповідно роботодавець втрачає доступ до даних мобілізованого працівника і не може передати сканкопію трудової книжки чи оцифрувати її.
На жаль, наразі немає настанов від ПФУ, що робити з трудовими книжками таких працівників. Чекаємо на офіційні роз’яснення.
Є варіант, коли вони самостійно можуть відправити скан-копії своїх трудових книжок. Якщо відсканували трудову книжку мобілізованого праціника, можна відправити йому по можливості, нехай він зареєструється в ПФУ, або скачає додаток ПФУ на телефон, і самостійно в особистому кабінеті зможе завантажити скан-копії своєї трудової книжки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!