Відповідальність за незавірені копії документів в особових справах

Відсутність належного засвідчення копій є порушенням вимог законодавства.

Зокрема у пункті 3 глави 11 розділу IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 зазначається, що:

«Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

…

для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.»

Паспорт та Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) як раз і є тими документами, виданими іншими установами, з яких при прийнятті на роботу виготовляють та засвідчують належним чином копії.

Якщо при перевірці особових справ такі незасвідчені копії будуть виявлені, то це буде розцінюватися як порушення вимог трудового законодавства. Бо це не засвідчені копії важливих документів, а просто їх ксерокопії, невідомо коли зроблені. Бо немає дати засвідчення.

Тому Вам потрібно переглянути особові справи діючих працівників (звільнених уже можна не чіпати), виявити усі незасвідчені копії. Засвідчити Вам доведеться актуальною теперішньою датою (заднім числом – неможна). А для цього Вам дуже бажано запросити у відповідних працівників оригінали їх паспортів. РНОКПП – незмінне за життя людини, а от паспорт чи (ID-картки) з 2008 року могли бути замінені.

Раді допомогти, звертайтесь ще!