Тимчасове покладення обов'язків бухгалтера: законність та оформлення ключів

Ключ обов'язково потрібно оформлювати, а прийняти на роботу краще одразу на посаду головного бухгалтера за строковим трудовим договором.

Описана Вами ситуація є можливою, проте вона дещо ускладнена – немає сенсу приймати працівника на посаду лаборанта й потім оформлювати покладення виконання обов'язків головного бухгалтера – Ви можете одразу прийняти працівницю за строковим трудовим договором на час перебування на лікарняному основного працівника (нормативні документи, що встановлювали обмеження на роботу за сумісництвом та умови такої роботи у бюджетній сфері втратили чинність ще у 2022 році).

Відповідно ж до ч. 2 ст. 23 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n134), строковий трудовий договір укладається, зокрема, у випадку, якщо у зв'язку з конкретними умовами виконання роботи трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк (тобто загалом робота має постійний характер, але у зв'язку з певними умовами (наприклад, як у Вас – перебування на тривалому лікарняному основного працівника), виникає необхідність в укладенні строкового трудового договору). Таким чином, Ви можете цілком правомірно прийняти працівницю на роботу за посадою головного бухгалтера, а одразу після виходу на роботу основної працівниці – звільнити за п. 2 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) у зв'язку із закінченням строку трудового договору (натомість як приймаючи працівницю на посаду лаборанта Вам потім доведеться шукати підставу, за якою її з цієї посади звільнити – якщо обов'язки головного бухгалтера автоматично припиняться з дня виходу на роботу основної працівниці, то звільнення з посади лаборанта не буде з цим пов'язано). До того ж, якщо у Вас в бухгалтерії є інші працівники, то під час перевірки можуть виникнути запитання, чому виконання обов'язків головного бухгалтера було покладено не на одного з бухгалтерів Вашої школи, а на лаборанта. Зразок наказу про прийняття на роботу за строковим трудовим договором на період хвороби основного працівника є у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/11991.

Щодо ключа, то який би варіант Ви не обрали (прийняття працівниці на роботу одразу головним бухгалтером чи все ж таки лаборантом з покладенням виконання обов'язків головного бухгалтера), то новій працівниці потрібно буде оформити власний КЕП. Навіть у разі покладення виконання обов'язків головного бухгалтера на період його хвороби на іншого працівника, цей працівник повинен підписувати усі документи як в.о. головного бухгалтера, але він має це робити саме за своїм підписом. Відповідно до ч. 2 ст. 12 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19/conv#n170) власник електронного підпису зобов'язаний забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа, тож, фактично, передача КЕП іншій особі є порушенням його конфіденційності та компрометацією інформації, що містить такий підпис. Наслідком таких дій може бути блокування/скасування такого КЕП, якщо АЦСК стане відомо про таку компрометацію. Також усі документи, підписані іншою особою, аніж власником КЕП, може бути визнано недійсними – тож завжди необхідно оформлювати власний КЕП, використовувати ключ головного бухгалтера, яка хворіє, не можна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!