Особливості ведення електронного журналу реєстрації кадрових наказів

Так, може.

Якщо у Вас НЕ запроваджена система ЕДО, а традиційний паперовий документообіг, то Ви можете оформлювати Журнали реєстрації різних видів наказів у програмі Excel або у табличному тексті програми Word.

Тому що в разі запровадження ЕДО журнали не ведуться, а реєстрація наказів здійснюється в автоматизованій формі – в реєстраційно-моніторингових картках (РМК).

Роздруковувати щороку (по завершенню року) або з більшою періодичністю (наприклад, раз на п’ять років) слід лише ті журнали, що мають тривалий строк зберігання та будуть з часом передані в архів підприємства. Інші – необов’язково.

Наприклад, аркуші Журналу реєстрації наказів з основної діяльності юрособи та Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання слід роздрукувати на стандартних аркушах паперу формату А4 і прошити на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Ця вимога прописана у пункті 8 глави 2 розділу 6 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641

А от Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання та Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (обидва мають строк зберігання 5 р. згідно з приміткою до п. «б» ст. 121 і п. «в» ст. 121 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 ) не обов’язково роздруковувати. В архів ці Журнали не передаються.

Графи у Журналах, що ведуться на комп’ютері, мають бути повністю ідентичними графам відповідних паперових Журналів.

Раджу Вам переглянути мою Лекцію на тему «Журнали реєстрації кадрових документів: правила ведення - 2026 та строки зберігання» https://kadroland.com/events/2519/6124 Там Ви знайдете відповіді на деякі свої питання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!