Чи потрібна заява про зміну даних в особовій справі

Так, заяву про зміну облікових даних (паспорта) необхідно долучити до особової справи працівника.

Основним документом, що регулює склад особової справи, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 .

З 25.07.2018 р. до п. 12 гл. 2 розд. IV цих Правил були внесені суттєві зміни наказом Мін'юсту від 04.07.2018 № 2277/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0791-18#n26 , якими перелік документів особової справи було значно розширено .

Відповідно до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5, особова справа має містити, зокрема:

- Заяву про зміну біографічних (облікових) даних: прямо передбачена підпунктом, що стосується «заяв про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних»;

- Копію нового паспорта;

- Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).

Підставою для видання наказу (розпорядження) про внесення змін до облікових документів є письмова заява працівника. Надаємо для зручності шаблони документів: «Заява про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта)» Заява про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта) та «Наказ про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта)» Наказ про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта)

До заяви потрібно долучити копії документів-підстав для зміни: свідоцтво про одруження, свідоцтво про розлучення, рішення суду, свідоцтво про зміну імені тощо.

Окрім долучення до особової справи, необхідно внести відповідні зміни до особової картки працівника. Сама особова картка не переоформляється і не виправляється, вона заповнюється лише один раз при прийнятті на роботу.

Документи в особовій справі групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження протягом усього часу роботи.

Якщо працівник є військовозобов'язаним, резервістом або призовником, роботодавець має виконати ще один обов'язок. Відповідно до п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n169 , після отримання від працівника документів про зміну облікових даних (зокрема реквізитів паспорта) роботодавець зобов'язаний надіслати у п’ятиденний строк з дня внесення відповідних змін до посадових карток (списків персонального обліку) до відповідного ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (за формою Додатку 4 до Порядку № 1487 Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4, у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25) ).

Особова справа зберігається 75 років після звільнення працівника відповідно до п. 493 та п.495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text .

Ще більше інформації у статті «Формування та зберігання справ у поточному діловодстві» https://kadroland.com/news/8169-formuvannya-ta-zberigannya-sprav-u-potocnomu-dilovodstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!