Дії підприємства при отриманні повістки після терміну явки

Відповідь надсилати потрібно
Зареєструйте Розпорядження в Журналі реєстрації вхідних документів. Це дуже важливо, особливо якщо розпорядження надійшло із запізненням. Якщо одержали документ наприкінці робочого дня — проставте й час, щоб під час перевірки стану військового обліку не мати претензій, що несвоєчасно видали наказ про оповіщення.
Ваші дії передбачено п. 47 Порядку 1487:
1. Видати наказ про оповіщення працівника про його виклик до ТЦК та СП.
2. Направити працівнику наказ (копію, витяг) з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Зразок за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/7902.
Радимо також додатково поінформувати працівника у спосіб, визначений у трудовому договорі (ч. 3 ст. 29 КЗпП), про те, що надіслали йому рекомендоване відправлення про виклик до ТЦК на адресу задекларованого / зареєстрованого місця проживання. Факт додаткового інформування зафіксуйте: актом — якщо телефонували працівнику; протоколом у довільній формі в одному примірнику — якщо інформували електронною поштою чи месенджером.
3. Направити до ТЦК та СП у триденний термін копію наказу про оповіщення, документи, що підтверджують відсутність працівника, документи, що підтверджують направлення працівнику наказу про оповіщення (копію чеку, опису тощо).
Проконтролювати явку працівника до ТЦК та СП (або повідомити про причини його неявки з наданням підтвердних документів).
Після оповіщення у такий спосіб підпису працівника про ознайомлення у наказі не буде. Тож до ТЦК як підтвердні документи надішліть:
копію опису вкладення;копію квитанції поштового оператора про оплату послуги відправлення;копію бланка рекомендованого повідомлення про вручення з відмітками про вручення відправлення працівнику та його підписом або відмітками про відмову отримати відправлення чи відсутність працівника за адресою задекларованого / зареєстрованого місця проживання — якщо отримаєте такий бланк у відповідь у межах строку, який передбачений, щоб повідомити ТЦК про оповіщення працівників.
Повідомте ТЦК в супровідному листі про те, що крім усного оповіщення про яке ви повідомили в листі № ... від...було надіслано копію наказу, додавши підтвердні документи, також проінформуйте ТЦК про перебування працівника на лікарняному і додайте витяги з реєстру ПФУ.
Так Ви убеспечите себе від можливих зауважень.

Якщо дата, на яку викликають працівників вже пройшла, підприємство не може у повному обсязі виконати вимоги ТЦК, але спираючись на практичний досвід рекомендуємо наступні дії.
Підприємство вчиняє дії з оповіщення працівників, як було зазначено вище, але вказує більш пізню дату їх явки до ТЦК або не зазначає дату взагалі. В такому випадку є сенс надіслати до ТЦК разом із вищезазначеними документами супровідний лист, в якому зазначити про виконання розпорядження в частині оповіщення, проте без зазначення дати, вказаної у розпорядженні у зв’язку з отриманням розпорядження із запізненням.

Радимо не просто вказати в листі до ТЦК про отримання розпорядження із запізненням, а й надати докази (за можливості).Такими доказами може бути витяг з журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

Але ідеальним варіантом бути скріншот сторінки з сайту Укрпошти, де видно дату вручення листа. За цим посиланням https://www.ukrposhta.ua/ua можна відслідкувати дату, знаючи номер відправлення (шукати на конверті).

Раді допомогти, звертайтесь ще!