Взаємодія при зміні підпорядкування в кадровій службі підприємства

Керівник підрозділу відповідатиме за роботу і облік часу працівників виробничо-технічного відділу, а служба кадрів у філії – за документальне оформлення на відстані.

Коли кадри та бухгалтерію «забирають» в інше місце (у філію), а у підрозділі залишається тільки виробничо-технічний відділ, це означає, що виробництво продовжує працювати як працювало, але всі папери тепер оформлюються дистанційно.

Керівник виробничого-технічного відділу керує своїми працівниками на місці (дає завдання, контролює роботу, ставить зміни), а кадровики підпорядковуються керівнику тієї філії, до структури якої їх перевели. Водночас, аби фахівці з кадрових питань могли оформлювати кадрові документи для працівників виробничо-технічного підрозділу, до Положення про службу кадрів філії необхідно внести пункт, в якому буде чітко прописано, що «служба кадрів здійснює кадрове діловодство та облік персоналу виробничо-технічного відділу...», а у відповідних посадових інструкціях у розділі «Завдання та обов'язки» потрібно прописати ведення кадрів цього підрозділу.

Звісно, за таких умов необхідно буде впровадити електронний документообіг – аби працівники виробничо-технічного відділу, в обраний та затверджений Положенням про організацію внутрішнього електронного документообігу спосіб, передавали заяви, погоджені керівником цього відділу, кадровикам у філію, а ті оформлювали на їх підставі накази та відправляли їх на підпис керівнику підрозділу. Зразок такого Положення є у нашому розділі «Документи» за посиланням: Положення про організацію внутрішнього електронного документообігу.

Зверніть увагу, що табель обліку робочого часу повинен буде заповнювати хтось із працівників виробничо-технічного відділу – лише той, хто знаходиться безпосередньо у відділі, може знати, хто коли працював. Тому керівних виробничо-технічного відділу має призначити особу, яка вестиме табель, і цей працівник заповнюватиме та підписуватиме табель, а в кінці місяця пересилатиме кадровикам у філію, де кадровики його перевірятимуть та віддаватимуть у бухгалтерію для нарахування та виплати зарплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!