Виплата компенсації померлого працівника та оформлення документів

Припинення трудового договору насамперед треба показати в Д5, а остаточний розрахунок – в Д1 та 4ДФ.

Наприклад
Працівник помер 10.07.2026, а інформація надійшла до роботодавця 18.10.2026.

Відповідно наказ про припинення трудових відносин видається реальною датою – 18.10.2026. Дата припинення трудових відносин – 10.07.2026.

В такій ситуації відобразити інформацію «заднім» числом про припинення трудових відносин у Податковому розрахунку за жовтень 2026 року не можна, бо це подія минулого податкового періоду.

Тобто, потрібно внести цю інформацію «заднім» числом «Уточнюючим» податковим розрахунком за липень 2026 року. Таким чином в Додатку 5 зазначають наступні дані:

у графі 10 зазначається дата закінчення трудових відносин (дата смерті, зазначена у свідоцтві – 10.07.2026);
у графі 16 – дату і номер наказу, згідно з яким проведено звільнення (18.10.2026);
у графі 17 – підставу – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
у графі 20 потрібно проставити ознаку 0 – рядок на додавання (оскільки це буде «Уточнюючий» додаток 5).

Щоб правильно відобразити інформацію щодо померлого працівника в Д1 «Уточнюючого» Податкового розрахунку за липень 2026 року треба відкоригувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у липні 2026 року. Для цього в «Уточнюючому» Д1 липня формуєте два рядки:

1й – на вилучення рядка з ІПН померлого працівника із зазначенням в графі 14 кількості днів перебування в трудових відносинах – 31, а в графі 25 проставляється помітка «1»;
2й – на додавання вноситься вірний запис з ІПН померлого працівника, в графі 14 – 10 к.дн. перебування у трудових відносинах, а в графі 25 проставляється помітка «0».

Відповідно, потрібно провести аналогічні уточнення в Д1 серпня, вересня 2026 року шляхом подання «Уточнюючого» податкового розрахунку за кожен з цих місяців.

Остаточний розрахунок з померлим працівником відображаємо в Д1 та 4ДФ податкового розрахунку за жовтень 2026 року. Із суми остаточного розрахунку померлого працівнику утримується ПДФО та військовий збір.

В 4ДФ за жовтень 2026 року сума остаточного розрахунку із померлим працівником, що виплачується членам сім’ї померлого працівника відображається за ознакою доходу «101» із зазначенням ІПН такого померлого працівника (ЗІР, категорія 103.25).

Допомога на поховання від ПФУ не оподатковується ПДФО, відповідно і військовим збором (пп. «а» пп. 165.1.22 Податкового кодексу України, далі – ПКУ):

з 13.03.2026 – 8500 грн.

Також допомога на поховання може бути надана роботодавцем за останнім місцем роботи померлого працівника. У 2026 році така допомога не оподатковується в сумі – 9320 грн (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). Допомога на поховання відображається в 4ДФ за ІПН отримувача (члена сім’ї) за ознакою доходу «146».

На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно, нарахування остаточного розрахунку відображається в Д1 жовтня 2026 року як звичайна зарплатна виплата за ІПН померлого працівника. У графі 9 проставляється тип нарахування 1, а у графі 10 – місяць припинення трудового договору, тобто липень 2026року. А от допомога на поховання працівника, яка виплачується родичам померлого працівника, не включається до бази нарахування ЄСВ (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно ця сума в Д1 не відображається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!