Помилки у номеруванні наказів: відповідальність та можливі наслідки

Грубою помилкою саме по собі дублювання номера наказу не вважається, але це є порушенням правил ведення кадрового діловодства та може викликати питання під час перевірки.

Варіант №1 (два різні накази з однаковим номером, але різними датами) є більш ризиковим, оскільки може створювати враження неналежної реєстрації документів або оформлення наказу «заднім числом». Особливо якщо записи в журналі реєстрації внесені не послідовно або видно дописки між рядками.

Водночас сам факт однакового номера ще не означає автоматично «зловживання». Під час перевірки зазвичай аналізують:
— журнал реєстрації наказів;
— послідовність внесення записів;
— дати створення документів;
— наявність виправлень, дописок чи невідповідностей.

Якщо буде встановлено, що наказ дійсно оформлювався «заднім числом» або це призвело до порушення трудових прав працівника, тоді вже можливе застосування відповідальності або штрафних санкцій.

Варіант №2 (№10, №10/1, №10/2) є значно коректнішим, якщо накази видані в один день і послідовно зареєстровані. Такий спосіб нумерації на практиці застосовується, коли потрібно оформити декілька наказів одночасно або виправити технічну помилку без перенумерації вже зареєстрованих документів.

Але в будь-якому випадку таких ситуацій бажано уникати та забезпечувати унікальність номерів наказів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!