Чи потрібно зберігати електронні накази в паперовій формі

Так, потрібно, але є важливі нюанси.

Згідно з вимогами законодавства (зокрема, пункт 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25) установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Зокрема, це стосується і наказів з основної діяльності підприємства, і кадрових наказів тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці та багатьох інших).

При цьому паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Керівник підписувати її вже вдруге власноруч не повинен. Тому що проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали – у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій – тільки копія.

Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) – заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обов’язковим.

Тому уважно ознайомтеся з вимогами законодавства, щоб не наробити помилок і порушень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!