Чи потрібно зберігати електронні накази в паперовій формі
На підприємстві запроваджений електронний документообіг. Чи потрібно зберігати ці накази у друкованому вигляді?
Друкувати накази, в яких вже є електронний підпис директора і працівника чи потрібно дублювати ці накази в друкованій формі і підписувати їх власноруч?
Так, потрібно, але є важливі нюанси.
Згідно з вимогами законодавства (зокрема, пункт 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25) установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Зокрема, це стосується і наказів з основної діяльності підприємства, і кадрових наказів тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці та багатьох інших).
При цьому паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Керівник підписувати її вже вдруге власноруч не повинен. Тому що проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали – у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій – тільки копія.
Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) – заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обов’язковим.
Тому уважно ознайомтеся з вимогами законодавства, щоб не наробити помилок і порушень.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Чи потрібно подавати відомість про транспорт, якщо його немає
Відображення зарплати та компенсацій у звіті після звільнення працівника
Обов'язковість інструкцій з охорони праці для заступника директора
Включення мобілізованих працівників у списки військового обліку 2026 року
Як оформити повторну відпустку по догляду за дитиною
Запит щодо форми звіту по інвалідах та штрафів за неподання
Зміна адреси працівника в резерві: що потрібно знати
В.о. керівника: підпис списків ПВО та повідомлення до ТЦК
Запит про наявність форми звіту по працевлаштуванню інвалідів
Тестування працівників на конфліктність та психологічні курси для колективу
Переривання відпустки по догляду за дитиною: необхідні дії
Звільнення працівника за строковим договором через скорочення посад
Проблеми з сайтом ПФУ: вплив на військовий облік працівника
Оплата лікарняного: зв'язок з професійною діяльністю та порушення лікування
Розрахунок ставки для бухгалтера з неповним робочим тижнем
Плануємо прийняти бухгалтера на роботу на умовах неповного робочого тижня з робочими дня, наприклад, пн,ср, пт, нд з 12:00 до 20:00. Яку ставку ставити, бо оплата буде пропорційно відпрацьованому часу? Це буде виходити 32 год в тиждень. Ставка 0,75, а в табелі…
