Видача трудових книжок: як правильно організувати процес на підприємстві

Так, потрібно видати.
Після 10.06.2026 роботодавець має право та фактично повинен видати працівникам паперові трудові книжки, які ще зберігаються в установі.Адже після завершення перехідного періоду Закон №1217 передбачає видачу трудових книжок працівникам особисто під підпис (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224). Закон № 1217 не встановлюэ конкретного строку видачі і періоду проятгом, якого трудові книжки видавати.
Для правильної організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника. У наказі можна послатися на Закон №1217, визначити відповідальних осіб та порядок видачі трудових книжок працівникам, зразок для прикладу - Наказ про видачу трудових книжок працівникам.

Також рекомендується отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою закону, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.

Якщо працівники відмовляються писати заяви, але погоджуються отримати трудові книжки, роботодавець може видати їх на підставі наказу. Наказ може бути один, не обов'язково на кожного оформляти окремий наказ. Головне — забезпечити підтвердження факту отримання трудової книжки працівником. Для цього працівник ставить підпис у графі 13 Книги обліку руху трудових книжок. У графі 12 доцільно зазначити дату видачі та підставу, наприклад: «видано на підставі наказу №…». Дистанційним працівникам можете надіслати трудові книжки на зазначені ними адреси, тобто в даному випадку, вони повинні написати заяву з проханням надіслати трудову книжку на зазначену адресу, наразі можна і за кордон відправляти трудові книжки. У разі відсутності відповіді від працівника трудова книжка продовжує зберігатися у роботодавця, окрема заява не потрібна на зберігання. Надсилати її без звернення працівника не можна.Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку згідно п. 6.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text.

Буде корисним мінкурс - https://kadroland.com/news/10080-shho-robiti-z-paperovoyu-trudovoyu-knizkoyu-pislya-10-cervnya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!