Видача трудових книжок на зберігання: процедура та нормативи

Так, ви можете видати працівнику трудову книжку.

Відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прямо зазначено:

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис
Отже, після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, доцільно видати працівникам на руки.

На жаль, в чинному законодавстві не уточнюється процедура видачі трудової книжки на руки працівникам за таких обставин. Тому на нашу думку, безпечно оформити видачу наступними документами:

заява від працівника;
наказ про видачу трудової книжки. Посилаєтесь на Закон № 1217-IX.
запис і підпис в Книзі обліку руху трудових книжок.

При видачі паперової трудової книжки працівнику необхідну заповнити Книгу обліку руху трудових книжок.

В граф і 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні», як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. В графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» працівник при особистому отриманні має проставити підпис.

Якщо видаєте трудову книжку без звільнення, рекомендуємо в графі 12 зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», «заява працівника»,, або реквізити наказу. До речі, саме заповнення цієї графи дає підстави вважати, що або заява, або наказ все ж такі потрібні.

Якщо надсилаєте трудову книжку поштою, то в графі 12 зазначайте дату відправлення і зробіть приблизно такий запис:

19.06.2026, надіслано поштою за заявою від 15.06.2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!