Як повернути трудові книжки працівникам, що працюють дистанційно

Відповідно до пункту 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224) після завершення включення Пенсійним фондом України відомостей про трудову діяльність працівника до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування роботодавець зобов’язаний видати оригінал трудової книжки працівнику під підпис.

У вашій ситуації доцільно діяти за таким алгоритмом.

Крок 1. Отримати від працівників актуальні дані для пересилання

Через систему електронного документообігу (ЕДО) надіслати працівникам повідомлення з проханням:

підтвердити актуальну адресу для отримання трудової книжки;
повідомити адресу або номер відділення поштового оператора;
надати згоду на отримання трудової книжки поштовим або кур’єрським відправленням.
Бажано, щоб відповідь працівника була підписана КЕП.

Крок 2. Оформити внутрішній наказ

Видати наказ про видачу трудових книжок працівникам у зв’язку із завершенням формування електронних відомостей про трудову діяльність та визначити відповідальних осіб за організацію їх передачі.

Крок 3. Надіслати трудові книжки

Для підтвердження факту відправлення доцільно використовувати цінний лист з описом вкладення та повідомленням про вручення через АТ «Укрпошта».

Використання послуг ТОВ «Нова пошта» також не заборонено законодавством. Проте у разі виникнення спору опис вкладення та повідомлення про вручення, оформлені через АТ «Укрпошта», можуть мати вищу доказову цінність.

Крок 4. Отримати підтвердження від працівника

Після отримання трудової книжки доцільно попросити працівника через систему ЕДО підписати повідомлення такого змісту:

«Трудову книжку отримав(ла) ___ __________ 20__ року. Претензій щодо її передачі не маю».

Таке підтвердження буде додатковим доказом отримання трудової книжки працівником.

Раді допомогти, звертайтесь ще!