Як правильно оформити суміщення посад у кадровому обліку

Суміщення оформлюють за заявою працівника та наказом роботодавця з установленням доплати, окрему картку П-2 на суміщувану посаду не заводять. Суміщення відображають лише в наказі та документах з оплати праці.

Обґрунтування

Суміщення посад означає виконання працівником, поряд зі своєю основною роботою, додаткової роботи за іншою посадою в межах робочого часу на тому самому підприємстві. В такому разі працівнику проводиться доплата за суміщення відповідно до ст. 105 Кодексу законів про працю України.

Оформлення суміщення здійснюється наказом роботодавця на підставі заяви працівника або рішення роботодавця. У наказі фіксують суміщувану посаду, період або безстроковість суміщення та розмір доплати за додаткову роботу за умовами ст. 105 Кодексу законів про працю України.

Особова картка П-2 заповнюється на працівника за основною посадою. Суміщення є зміною умов виконання роботи за чинним трудовим договором, а не новим трудовим договором, тому окрему картку П-2 на суміщувану посаду не заводять. Інформацію про суміщення і доплату відображаєте в наказі та розрахункових документах з оплати праці.

Алгоритм дій

1. Отримати ініціативу працівника.
   Працівник подає заяву із проханням установити суміщення конкретної вакантної посади із зазначенням дати початку та згодою на додаткові обов’язки.

2. Визначити умови суміщення.
   Керівник погоджує обсяг додаткової роботи, період суміщення та розмір доплати за суміщення відповідно до ст. 105 Кодексу законів про працю України і локальних актів про оплату праці.

3. Підготувати та видати наказ.
   У наказі вказати: ПІБ працівника, основну посаду, суміщувану посаду (0,5 окладу), період суміщення або «до скасування», розмір і вид доплати. Ознайомити працівника з наказом під підпис.

4. Відобразити в оплаті праці.
   Бухгалтер (кадровик) враховує суму доплати за суміщення при нарахуванні зарплати. Оклад за основною посадою не змінюється, доплата йде окремим рядком.

5. За потреби змінити або скасувати суміщення.
   При припиненні або зміні умов суміщення видають новий наказ, яким змінюють розмір доплати або скасовують суміщення.

Ризики / нюанси

Вакантна посада має бути у штатному розписі, інакше це не суміщення, а просто розширення обов’язків за основною посадою з іншою доплатою.

Окремий трудовий договір та повідомлення до податкової при суміщенні не укладаються і не подаються, бо це не сумісництво, а зміна умов існуючого трудового договору. Підсумовуючи, вам достатньо заяви, наказу і правильного нарахування доплати без окремої картки П-2.