Ведення журналів інструктажів для дистанційних працівників: як організувати

Вести журнали вступного та первинного інструктажів обов’язково для всіх працівників, у тому числі дистанційних і тих, хто працює з-за кордону; для них інструктажі та облік можна організувати дистанційно, у тому числі в електронній формі.

Обґрунтування

1. Обов’язок проводити інструктажі існує для всіх працівників. На роботодавця покладено обов’язок проводити інструктаж (навчання) з охорони праці та протипожежної безпеки для працівників, у тому числі дистанційних, що прямо випливає зі статті 153 Кодексу законів про працю України і статті 14 Закону про охорону праці. При дистанційній роботі працівник сам відповідає за безпечні умови на обраному місці, але роботодавець все одно має його навчити і проінструктувати.

2. Журнали вступного і первинного інструктажів є обов’язковими. Вступний інструктаж фіксують у журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці та у наказі про прийняття на роботу, а первинний, повторний, позаплановий і цільовий — у журналі реєстрації інструктажів на робочому місці, як це передбачено Типовим положенням про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженим наказом № 15 (додаток 5 та п. 6.3 цього Положення, доступне за посиланням у наказі № 15). Відсутність таких журналів розцінюється як порушення вимог охорони праці.

3. Для дистанційних працівників інструктажі проводять дистанційно й також відображають у журналах. Держпраці окремо роз’яснила, що при укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець зобов’язаний систематично проводити інструктаж (навчання) з охорони праці та протипожежної безпеки з використанням ІТ-засобів, а підтвердженням проведення є факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником (Роз’яснення Держпраці). На підставі цих електронних підтверджень відповідальна особа робить записи в журналах так само, як для «офісних» працівників.

4. Журнали можна вести в електронній формі з КЕП. Сучасний підхід допускає ведення журналів інструктажів в електронному вигляді за умови, що записи підписані кваліфікованими електронними підписами та захищені від редагування. Для працівників, що працюють дистанційно чи за кордоном, доцільно: фіксувати проведення інструктажу по відеозв’язку; отримувати від них підписані скани/електронні документи; оформити внутрішнє положення про електронний облік інструктажів і порядок зберігання таких даних.

Працівники, які працюють дистанційно або за кордоном, не звільняють роботодавця від обов’язку вести журнали інструктажів, тому потрібно організувати дистанційне навчання та електронний облік з належним документальним підтвердженням.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?