Які посадові обов’язки включають підготовку наказів на відрядження

Підготовка наказів на відрядження зазвичай належить до посадових обов’язків кадровика (інспектора з кадрів, фахівця з персоналу) або діловода, але роботодавець може закріпити це й за іншою адміністративною посадою у посадовій інструкції.

Обґрунтування

Нормативні акти визначають, що наказ про відрядження видає керівник, але не встановлюють конкретну посаду, яка готує проєкт наказу. Наприклад, Інструкція про службові відрядження передбачає, що направлення оформлюється наказом керівника, у якому зазначаються мета, пункт призначення, строки, джерело фінансування тощо, але не регламентує, хто саме готує проєкт наказу п. 1 Інструкції, від 13.03.1998 №59.

Тому роботодавець самостійно визначає, яка саме посада відповідає за підготовку проєктів кадрових наказів, у тому числі наказів про відрядження. На практиці це найчастіше інспектор з кадрів або інший працівник кадрової служби, інколи – секретар чи діловод, якщо саме на них покладено ведення розпорядчих документів.

Конкретна відповідальна посада фіксується у посадовій інструкції та, за потреби, у внутрішніх положеннях про документообіг чи про відрядження. У посадовій інструкції прямо прописують обов’язок «готувати проєкти наказів (розпоряджень) про направлення працівників у службові відрядження», щоб уникнути розмитості обов’язків і претензій щодо належного оформлення.

Отже, підготовку наказів на відрядження доцільно відносити до обов’язків кадровика або діловода, але остаточне рішення — за роботодавцем, який закріплює це у посадових інструкціях.