Перехід на чотириденний робочий графік: необхідні процедури та рекомендації

Переведення відділу з п’ятиденки з ненормованим робочим днем на 4-денний тиждень є зміною істотних умов праці, тому потрібно змінити локальні акти (колдоговір/ПВТР), видати відповідний наказ і письмово повідомити працівників до запровадження нового режиму.

Обґрунтування

Зміна графіка роботи і тривалості робочого тижня для цілого відділу вважається зміною істотних умов праці. Це випливає з підходу, за яким зміна норми робочого часу та графіку роботи прирівнюється до зміни істотних умов праці і оформлюється за правилами ст. 32 Кодексу законів про працю, з повідомленням працівників до введення змін. ст. 32 Кодексу законів про працю

Під час воєнного стану строк попередження скорочено. У мирний час працівників попереджали б не пізніше ніж за 2 місяці, але зараз, за спеціальними правилами, що діють у період воєнного стану, повідомлення про зміну істотних умов праці здійснюється не пізніше як до запровадження нових умов, тобто до дати старту 4-денного тижня. ч. 2 ст. 3 Закону № 2136

Режим роботи, тривалість робочого часу і графіки закріплюються у колективному договорі та правилах внутрішнього трудового розпорядку. Тому перехід від п’ятиденки з ненормованим днем до 4-денного режиму потребує внесення змін саме до цих документів, а також подальшого ознайомлення працівників з оновленими положеннями під підпис. ст. 13 КЗпП, ст. 52, ст. 57, ст. 58

Алгоритм дій

1. Проаналізувати модель 4-денного тижня. Визначити, чи це буде:

   • повна норма 40 годин (наприклад, 4 дні по 10 годин з можливим підсумованим обліком); чи
   • неповний робочий тиждень (менша тижнева норма, наприклад 32 години), що водночас означатиме зміну обсягу робочого часу й можливий перегляд оплати.

2. Підготувати зміни до колективного договору (за наявності). Прописати:

   • новий режим роботи для відповідного відділу;
   • норму тривалості робочого часу (40 або менше годин);
   • за потреби — збереження/зміну умов ненормованого робочого дня або відмову від нього.

3. Оновити правила внутрішнього трудового розпорядку. У розділі про режим роботи зафіксувати:

   • 4-денний графік для цього відділу;
   • час початку і закінчення роботи, перерви;
   • порядок застосування графіків змінності або підсумованого обліку, якщо 10-годинні дні.

4. Оформити наказ(и).

   • Наказ про зміни в організації праці (перехід відділу на 4-денний тиждень).
   • Наказ про зміну істотних умов праці конкретних працівників відділу із зазначенням дати початку дії нового графіка.

5. Повідомити працівників.

   • Вручити письмові повідомлення про зміну істотних умов праці з посиланням на наказ та дату початку 4-денного графіка.
   • Отримати письмове підтвердження згоди на продовження роботи на нових умовах.

6. За потреби — переоформити індивідуальні документи.

   • Якщо з працівниками укладені письмові трудові договори/контракти або додаткові угоди з умовою ненормованого робочого дня чи конкретного графіка, укласти додаткові угоди зі зміною відповідних пунктів.

7. Зафіксувати новий режим в обліку робочого часу.

   • Налаштувати табелювання відповідно до 4-денного графіка.
   • Якщо застосовується підсумований облік, визначити обліковий період і норму годин на нього.

Ризики / нюанси

1. Ненормований робочий день. Якщо ви зберігаєте ненормований режим при 4-денці, у локальних актах потрібно чітко визначити перелік посад, для яких він діє, і гарантію додаткової відпустки за особливий характер праці. ст. 8 Закону про відпустки

2. Відмова працівника. Якщо хтось із працівників відділу письмово не погодиться працювати на нових умовах, потрібно вирішувати питання щодо можливого вивільнення або переведення, з дотриманням вимог законодавства про працю.

Підсумовуючи, для переведення відділу на 4-денний графік потрібно формально змінити локальні акти, видати накази, повідомити працівників до запровадження нового режиму і належно відобразити це в кадрових документах.