Правила зберігання документів військового обліку на різні роки

За наказом про призначення відповідальної особи та сертифікатом кваліфікації орієнтуйтеся не на «рік ВО», а на загальні строки зберігання кадро­вих документів, а всі поточні документи з військового обліку (списки, відомість, копії ВОД тощо) зручно зберігати в окремих справах за 3‑річними строками, не розриваючи їх по роках. Роздруковувати й зберігати слід лише один комплект списків та відомості станом на 1 січня кожного року, а не кожну проміжну версію з поточними змінами.

Обґрунтування

1. Наказ про відповідального за ВО і сертифікат кваліфікації

Наказ про покладання обов’язків з ведення військового обліку — це звичайний кадровий наказ тривалого строку зберігання. Він не «прив’язується» до папки ВО‑2024 чи ВО‑2026, а зберігається у справі «Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання» за номенклатурою справ. Там же зберігаються й усі інші «кадрові» накази, строк яких десятки років.

Сертифікат (свідоцтво) про підвищення кваліфікації відповідальної особи зручно зберігати у справі з особовими документами цієї особи або у справі «Підвищення кваліфікації працівників». Формально він не пов’язаний з певним роком ВО, а діє протягом 5 років відповідно до п. 12 Порядку №1487. Під час будь‑якої перевірки ТЦК ви просто показуєте чинний наказ про призначення і чинний сертифікат незалежно від року, коли вони були видані.

2. Основні справи з військового обліку та строки зберігання

Після змін до Переліку № 578/5 усі ключові документи з ВО мають короткі строки зберігання 1–7 років, і їх потрібно групувати за видами і строками, а не лише «по роках» ВО.

Типова структура справ за номенклатурою може виглядати так:

Таким чином, «папка ВО‑2024» як суто річний підхід правильна тільки якщо всередині не змішуються документи з різними строками зберігання.

3. Як правильно зберігати списки персонального ВО і відомість (додаток 12)

1. Де зберігати. Відповідно до п. 37 Порядку №1487 списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів. За п. 33 Порядку №1487 Відомість оперативного обліку зберігається разом зі списками. Тобто одна справа: «Списки персонального ВО за групами + Відомість оперативного обліку + копії/роздруківки ВОД».

2. Скільки списків і відомостей друкувати. П. 40 Порядку №1487 чітко говорить: щороку до 25 січня списки та відомість станом на 1 січня підписуються керівником і відповідальним та реєструються в діловодстві. Жодної вимоги друкувати кожну версію при зміні даних протягом року немає. Отже, потрібен один паперовий комплект на 1 січня, а протягом року списки та відомість ведуться й оновлюються в електронній формі.

3. Актуалізація протягом року. Згідно з пп. 41, 42 Порядку №1487 зміни до списків і відомості вносять у 5‑денний строк після змін (прийняття, звільнення, мобілізація, зміна даних). Це робиться в робочому електронному файлі. Новий паперовий варіант формують лише наступного січня, станом на 1 число.

4. Складання «на 1 січня». Списки та відомість на 1 січня включають лише тих, хто працює станом на цю дату, без звільнених, виключених з ВО і мобілізованих за попередній рік. Цей підхід випливає з п. 40 Порядку №1487 та консультаційної практики: протягом року списки «накопичують» і тих, хто звільнився, але на 1 січня наступного року їх видаляють перед друком нового комплекту.

5. Строк зберігання роздрукованих списків і відомості. Для кожного року роздруковані на 1 січня списки та відомість зберігаються разом із відповідними копіями ВОД у тій самій справі 3 роки згідно зі ст. 674–677, 678 від 12.04.2012 №578/5. Після закінчення строку оформлюється акт на знищення згідно з Правилами №1000/5.

4. Чи треба зберігати «проміжні» роздруківки списків

Порядок №1487 передбачає обов’язкову паперову фіксацію раз на рік до 25 січня станом на 1 січня (п. 40 Порядку №1487). Прямої норми про роздрукування списків на дату кожної зміни або «останнього оновлення» немає. З огляду на це:

• достатньо мати один річний комплект списків і відомості на 1 січня, оновлюючи їх в електронній формі протягом року;
• якщо ви для внутрішнього контролю роздруковували список на дату останніх змін, це ваш внутрішній документ. Його можна зберігати в тій самій справі як довідковий, але це не обов’язок і не впливає на формальний облік.

Підсумовуючи, наказ про відповідального та сертифікат зберігайте в їх «рідних» кадрових справах, а документи з ВО структуруйте за видами та строками зберігання, тримаючи всі групи списків, одну відомість і копії ВОД в одній справі на 3 роки та роздруковуючи лише річний комплект станом на 1 січня кожного року.