Обов'язкова передача кадрових документів при звільненні працівника

Так, передання кадрових документів за актом приймання-передавання є необхідним, але форма і сам обов’язок складання акта прямо не деталізовані в законі й реалізуються за рішенням керівника через внутрішні правила діловодства. Головний принцип – забезпечити безперервність ведення обліку та чітко зафіксувати, які саме документи і в якому стані передані новій відповідальній особі.

Обґрунтування

Кадрові документи є службовими документами підприємства і входять до його документаційного фонду. Документ вважається внесеним до документаційного фонду тільки з моменту реєстрації, а порядок документообігу та реєстрації визначається Правилами організації діловодства та внутрішньою інструкцією з діловодства підприємства. Саме в цих локальних актах зазвичай і визначають процедуру передання справ між відповідальними особами, у тому числі за актом приймання‑передавання. Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор...

Правила зобов’язують забезпечити організацію єдиного документообігу і зберігання документів, але не встановлюють уніфікованої форми акта саме на випадок звільнення інспектора з кадрів. Порядок руху документів, їх зберігання і відповідальних осіб підприємство закріплює в інструкції з діловодства, положеннях про структурні підрозділи та посадових інструкціях. Відповідно, саме керівник затверджує, що при зміні відповідальної особи обов’язково складається акт з переліком справ, журналів, трудових книжок тощо. Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор...

З практичної точки зору акт передання справ є оптимальним способом розмежувати відповідальність між попереднім і новим інспектором з кадрів. Хоча закон не встановлює затвердженої форми такого акта, він фактично виконує функцію первинного документа, який фіксує стан справ та склад переданих документів на конкретну дату. Тому доцільно, щоб керівник підприємства своїм рішенням (наказом, інструкцією з діловодства) запровадив обов’язковість такого акта для кадрової служби.

Підсумок: формальний припис «обов’язково складати акт при звільненні інспектора з кадрів» у законодавстві відсутній, але вимоги до організації діловодства і реальної відповідальності за збереження кадрових документів об’єктивно потребують оформлення передання справ актом, що має бути закріплено внутрішніми актами підприємства.