Як виправити помилкове прийняття співробітника в декількох ТОВ

Потрібно домогтися скасування «зайвого» прийняття: або через скасовуюче повідомлення (якщо це технічно стане доступно), або через документи на скасування наказу про прийняття і звернення до ДПС / ПФУ з проханням виправити дані вручну.

Обґрунтування

Головна задача — підтвердити, що працівник фактично не працює в «зайвому» ТОВ, і домогтися, щоб це відобразили в реєстрах. Тобто ви маєте юридично скасувати саме факт прийняття, а не звільняти працівника.

1. Оформіть документи в «зайвому» ТОВ.

1. Видати наказ про скасування наказу про прийняття на роботу, вказавши підставу: заява працівника про відмову стати до роботи або акт про те, що працівник не став до роботи (якщо заяву не дає).
2. Якщо працівник взагалі не виходив у це ТОВ, не нараховуйте зарплату і не відображайте його в табелі. Це підтвердить відсутність фактичних трудових відносин.

2. Повідомлення до ДПС.
Нормальний шлях у такій ситуації — подати до ДПС «скасовуюче» повідомлення і потім, за потреби, «початкове» з правильними даними. Саме так описано загальний механізм виправлення повідомлень про прийняття, коли роботодавець допустив помилку і потрібно змінити або скасувати раніше подані дані щодо працівника.

3. Якщо ваша програма не дає подати скасовуюче.
Якщо в конкретному ПЗ (наприклад, Медок) немає технічної можливості сформувати скасовуюче повідомлення саме від цього ТОВ або за цей період, дійте так:

1. Перевірте, чи можна подати повідомлення через інший канал (Електронний кабінет ДПС, інше ПЗ).
2. Якщо технічно ніде не виходить сформувати скасовуюче, підготуйте службовий лист до податкової інспекції за місцем обліку ТОВ з описом ситуації, копіями наказу про скасування прийняття, заяви/акта і проханням виправити дані про прийняття працівника вручну.
3. За аналогією, якщо інформація вже пішла до ПФУ через «оперативні відомості» і відкоригувати її самостійно неможливо, подайте електронне звернення в кабінеті страхувальника з копіями тих самих документів і проханням виправити помилкові відомості.

4. Чому потрібен саме наказ про скасування, а не звільнення.
Якщо працівник фактично не працював у «зайвому» ТОВ, правильним є визнати первинний наказ про прийняття помилковим і скасувати його. Це підтверджує, що трудові відносини в цьому товаристві не виникли взагалі, а отже немає підстав ані для звільнення, ані для нарахувань.

У підсумку ваші дії мають показати, що прийняття в одному ТОВ було помилкою, і дати податковій / ПФУ юридичну підставу прибрати це «зайве» місце роботи з реєстрів.