Запитання щодо внесення змін назви товариства в ЕТК

Портал ПФУ дозволяє відобразити зміну назви без звільнення чи нового прийняття: стару назву доцільно зазначати як «попередню» (страхувальника, що робив паперовий запис), нову — як поточного роботодавця, порядковий номер трудових відносин можна визначити за послідовністю місць роботи, а скан наказу про перейменування завантажувати потрібно разом зі сторінками трудової книжки.

Обґрунтування

1. Стара й нова назва в полях ЕТК. Визначення порядкового номера місця трудових відносин і логіка роботи порталу ПФУ ґрунтуються на тому, що це унікальний номер роботодавця, «однаковий для всіх записів паперового документа про трудові відносини по одному підприємству (установі), незалежно від зміни назви організації». Це означає, що зміна назви не створює нового місця роботи, а лише фіксує перейменування одного і того ж страхувальника. У ЕТК для запису про перейменування поточного роботодавця використовують тип події «Заміна назви суб’єкта (яким вносяться зміни)». При цьому логічно у полі, яке відображає суб’єкта, що робив паперовий запис, зазначити стару назву, а у полі, що показує актуального роботодавця, — нову назву. Якщо паперова книжка надана, дані про стару назву все одно вносять, оскільки її потрібно відобразити в електронних відомостях.

2. Порядковий номер трудових відносин. Порядковий номер місця трудових відносин визначають за послідовністю страхувальників у трудовій книжці. Якщо оцифровуєте лише трудову книжку, джерелом інформації є саме її записи. Номер поточного роботодавця дорівнює порядку, під яким він іде серед усіх попередніх місць роботи в трудовій. Якщо додатково використовують довідку ОК‑5, її можна брати до уваги для повнішої картини, але при оцифруванні лише книжки достатньо самої книжки. Якщо виникають труднощі і ви не впевнені у правильному номері, дозволено проставити «1» без негативних наслідків для працівника чи роботодавця.

3. Необхідність скану наказу про перейменування. Для запису про зміну назви підприємства у паперовій трудовій наказ є підставою запису відповідно до п. 2.15 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, де прямо зазначено, що в графі 4 трудової книжки проставляють наказ, його дату і номер як підставу перейменування пункту 2.15 Інструкції від 29.07.1993 №58. Оскільки Порядок подання відомостей вимагає скановані копії документів, що підтверджують записи, разом із сторінками трудової книжки слід завантажити і скан наказу, який є юридичною підставою зміни назви.

У підсумку, електронний запис про перейменування відображає одного й того ж роботодавця з незмінним порядковим номером, але з оновленою назвою, підтвердженою наказом.