Можливість створення окремої справи для ознайомлення працівників

Так, можна завести окрему справу або окремий журнал (книгу) для аркушів ознайомлення за різними документами, якщо це зручно підприємству, за умови що на самих аркушах чітко ідентифіковано документ, з яким ознайомлюють.

Обґрунтування

Закон не встановлює уніфікованої обов’язкової форми чи способу фіксації ознайомлення з більшістю кадрових документів. Вимога полягає саме в тому, щоб роботодавець міг довести факт ознайомлення конкретного працівника з конкретним документом під підпис.

Аркуш ознайомлення допускається як окремий документ. Для наказів із великою кількістю працівників рекомендовано використовувати окремий аркуш ознайомлення із таблицею «посада / ПІБ / підпис / дата» замість підписів усіх працівників безпосередньо на наказі. Такий аркуш долучають до наказу і зберігають разом із ним у справі наказів.

Аналогічний підхід можливий і щодо зведеної справи з аркушами ознайомлення. Ви можете:

1. формувати окремі аркуші ознайомлення до конкретних документів (наказ, колективний договір, правила ВТР тощо) з обов’язковим зазначенням реквізитів документа;
2. підшивати їх у спеціально виділену справу «Аркуші ознайомлення працівників» або вести окремий журнал ознайомлення.

Головна умова – за змістом кожного аркуша повинно бути однозначно зрозуміло, з яким саме документом і в який день ознайомлена кожна особа, щоб при потребі можна було співвіднести аркуш з конкретним наказом чи іншим актом.

Ризики / нюанси

1. Посилання на документ. На кожному аркуші обов’язково вказуйте повну назву документа, дату і номер, а для «довгоживучих» документів (колективний договір, правила ВТР) — редакцію або строк дії, щоб уникнути спорів.

2. Архівне зберігання. Справу з аркушами ознайомлення доцільно включити до номенклатури справ із тим самим строком зберігання, що й основні документи, до яких ці аркуші належать, оскільки фактично вони є доказом виконання обов’язку щодо ознайомлення.

3. Електронні способи. Якщо частину працівників ознайомлюють дистанційно (електронна пошта, месенджери тощо), варто внутрішнім актом або умовою трудового договору передбачити такі альтернативні способи і зберігати роздруковані підтвердження (скриншоти, листування) разом зі справою аркушів ознайомлення або відповідними наказами.