Впровадження єдиного журналу для ознайомлення працівників з актами

Так можна вести один загальний журнал ознайомлення з різними документами, оскільки закон не встановлює обов’язкової форми такого підтвердження і не забороняє об’єднувати їх в одному реєстрі, головне — щоб було видно, з яким саме актом і коли працівник ознайомлений.

Обґрунтування

Для ПВТР закон вимагає поінформувати працівника до початку роботи, але не зобов’язує робити це під окремий підпис чи в окремому журналі. Обов’язок роботодавця — поінформувати про правила внутрішнього трудового розпорядку та інші умови праці до початку роботи встановлено статті 29 Кодексу Законів про Працю України. Підпис працівника і журнал — це зручний доказ виконання цього обов’язку, форма роботодавець обирає самостійно.

Для правил військового обліку обов’язковим є саме факт доведення під особистий підпис, але форма цього фіксування не встановлена. Нормами п. 34 Порядку №1487 передбачено доведення правил військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу, але не визначено, що це має бути окремий журнал чи аркуш. Отже, запис у загальному журналі з чітким зазначенням документа формально відповідає вимозі.

Плани дій, інструкції при повітряній тривозі також можна фіксувати або аркушами, або в єдиному журналі. Для таких локальних актів закон прямо не встановлює обов’язкову форму ознайомлення, тож роботодавець вправі обрати єдиний журнал як технічне рішення, за умови що у графах чітко зазначені назва документа, дата, підпис працівника.

Практично доцільно в загальному журналі зробити окрему графу «Назва документа», щоб уникнути плутанини. Так один журнал покриватиме ПВТР, правила військового обліку, інструкції щодо дій під час тривоги та інші довгострокові локальні акти, а роботодавець матиме належний доказ ознайомлення по кожному з них.

Ризики / нюанси

Ризик лише один: нечіткі записи. Якщо в журналі не буде однозначно видно, з яким саме документом ознайомлений працівник (повна назва, дата документа), контролюючі органи можуть визнати такий доказ неналежним. Тому важливо забезпечити окремі стовпці або хоча б повну назву документа у записі.

Підсумок: один загальний журнал дозволений і зручний, якщо в ньому чітко ідентифіковано кожний документ та підпис працівника щодо нього.