Як уникнути штрафів при затримці зарплати і сплаті податків

Найменш ризиковано не «підганяти» дати під сплату податків, а залишити фактичні дати виплат, своєчасно доплатити податки (якщо є затримка) та за потреби скористатися пом’якшуючими нормами щодо штрафів; «переробка» первинки заднім числом під податки зменшить ризики з боку ДПС, але створює окремі ризики щодо Держпраці й достовірності обліку.

Обґрунтування

Ключовий момент. Для ДПС важливо, щоб ПДФО, ВЗ та ЄСВ були сплачені не пізніше граничного строку та, як правило, в день виплати доходу або в установлені строки після неї. Несвоєчасна сплата тягне податкові штрафи й пеню, але їх розміри, як правило, менші, ніж потенційні штрафи Держпраці за порушення строків виплати зарплати.

Виплата зарплати двічі на місяць є обов’язком роботодавця. Зарплата має виплачуватися не рідше двох разів на місяць, з інтервалом не більше 16 календарних днів і не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата, а аванс за першу половину місяця має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку окладу. Це прямо випливає із вимог щодо строків і мінімального розміру авансу за першу половину місяця ч. 1 ст. 115 Кодексу законів про працю, ч. 3 ст. 115 КЗпП. Якщо Ваші дати фактичної виплати (20–22 та 6–7) відповідають цим межам, то для Держпраці саме вони мають значення.

Штрафи Держпраці за порушення строків виплати зарплати. За виплату зарплати з порушенням установлених строків більш як за один місяць або не в повному обсязі можливі значні фінансові санкції, прив’язані до мінімальної зарплати, а також окремі адмінштрафи для посадових осіб за порушення строків і мінімальних гарантій в оплаті праці ст. 265 КЗпП. Тому формальне «заднє» зміщення дат виплат у відомостях і ВКО (щоб співпало з датою сплати податків) суперечитиме фактичній видачі грошей і створить ризик для роботодавця у разі глибокої перевірки.

Ризики «перероблення» документів. Якщо Ви зміните дати у платіжних відомостях і ВКО на 8 і 23 число, показавши, що зарплата виплачена саме в ці дні, це формально прибере питання ДПС щодо одночасності сплати податків і доходів. Але при цьому первинні документи не відповідатимуть реальній даті отримання грошей працівниками. За наявності відомостей розписки, звернень працівників чи інших доказів фактичних дат це може кваліфікуватися як недостовірний облік і як «інші порушення трудового законодавства», що теж тягне фінансові санкції ст. 265 КЗпП.

Податки, сплачені пізніше дня виплати. Якщо податки й внески за аванс або зарплату сплачені пізніше, ніж мали бути згідно з податковими нормами, ДПС може нарахувати штрафи та пеню за несвоєчасну сплату. Для ЄСВ це, як правило, 20% від суми недоїмки плюс пеня 0,1% за кожен день прострочення, для ПДФО та ВЗ – штраф відсотком від несвоєчасно сплаченої суми і пеня, що розраховується за ставками, передбаченими для пені в податковому законодавстві ст. 25 Закону про ЄСВ, ст. 125-1 ПКУ, ст. 129 ПКУ. У грошовому виразі це зазвичай менший ризик, ніж «великий» трудовий штраф за системне порушення строків виплати зарплати.

Практичний баланс ризиків. Ваша ситуація з одноденним «зсувом» між датою виплати і датою перерахування податків виглядає як технічна помилка, а не як тривала затримка сплати. Тому загалом безпечніше:

• зберегти реальні дати виплат у відомостях і ВКО;
• своєчасно сплатити податки й внески, а якщо вже була затримка – доплатити й бути готовими до нарахування відносно невеликих податкових штрафів і пені;
• не фальсифікувати первинні документи заднім числом під дати сплати податків.

Підсумок: «підганяти» відомості та ВКО під 8 і 23 число лише для уникнення претензій ДПС не варто, бо це створює більший юридичний ризик у площині трудового законодавства й достовірності обліку, ніж потенційні податкові санкції за невелику затримку сплати податків.