Перехід на електронний документообіг: що потрібно врахувати

Перехід на електронний документообіг немає зворотної сили – Вам не потрібно переводити в електронний формат минулі документи.

Насамперед, Вам необхідно затвердити Положення про перехід на електронний документообіг і саме у ньому визначити, які документи Ви зберігатимете в електронному вигляді (нормативними актами це не встановлено – кожне підприємство вирішує це питання самостійно). Зразок такого Положення є у нашому розділі «Документи» за посиланням: Положення про електронний документообіг ТОВ.

Вам не потрібно сканувати і зберігати по періодам всі документи за роки діяльності компанії – Ви можете впровадити електронний документообіг на майбутнє (після затвердження Положення та видання відповідного наказу керівника підприємства), минулих же років це не стосується (вже створені у паперовому вигляді документи зберігатимуться саме у ньому). При впровадженні електронного документообігу документи саме підписуються КЕП, а не скануються з паперових документів.

Також зверніть увагу, що підприємства, в яких здійснюється електронний документообіг, відповідно до п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін'юсту 11.11.2014 № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25), зобов'язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній (тобто створення підприємством електронного архіву не виключає необхідності ведення також архіву паперових документів).

Можливо, Вам стане у нагоді наш матеріал «Як перейти на електронну форму кадрових документів: 5 кроків для роботодавця», що міститься за посиланням: https://kadroland.com/news/10449-yak-pereiti-na-elektronnu-formu-kadrovix-dokumentiv-5-krokiv-dlya.

Раді допомогти, звертайтесь ще!