
Діловодство
10.06.2026
Як перейти на електронну форму кадрових документів: 5 кроків для роботодавця
Багато роботодавців досі не впевнені, які кадрові документи можна повністю перевести в електронний формат. Експертка пояснила, які документи дозволено оформлювати без паперу, які вимоги висуваються до електронного підпису та як правильно впровадити ЕДО на підприємстві

Як зазначає адвокат Ганна Лисенко, вже сьогодні можна вести в електронній формі такі кадрові документи:
- заяви працівників (прийняття, відпустка, звільнення,
- переведення тощо);
- накази роботодавця;
- повідомлення та ознайомлення працівників;
- табелі обліку робочого часу;
- графіки відпусток;
- посадові інструкції;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- трудові договори та додаткові угоди;
- акти, службові записки, пояснення;
- документи щодо дистанційної роботи;
- документи щодо відряджень;
- розрахункові листки та окремі документи з оплати праці.
Для юридичної сили таких документів рекомендує використовувати:
- КЕП (кваліфікований електронний підпис);
- системи електронного документообігу («Вчасно», «Вчасно. Кадри», Dubidoc та інші), де підписання відбувається через КЕП.
А який електронний ключ повинен мати працівник?
КЕП (кваліфікований електронний підпис) – найбезпечніший та найбільш універсальний варіант.
КЕП можна отримати:
- у податковій;
- у банках (наприклад, через Приват24, Ощадбанк тощо);
- в акредитованих надавачів електронних довірчих послуг.
- УЕП (удосконалений електронний підпис) – лише у випадках, передбачених законодавством, для працівника він не обов'язковий.
Не є електронним підписом:
- скан підпису:
- фото підпису;
- відправка документа електронною поштою;
- повідомлення «ознайомлений» у Viber або Telegram:
- натискання кнопки «прочитав» без належної ідентифікації особи.
Електронний документ має бути підписаний належним електронним підписом, а не просто відправлений електронною поштою чи через месенджер
Як перейти на електронну форму кадрових документів
Крок 1. Визначте перелік документів, які будуть вестися в електронній формі.
Крок 2. Оберіть систему електронного документообігу Наприклад, Вчасно, Вчасно. Кадри, Dubidoc або іншу систему, яка підтримує електронне підписання документів.
Крок 3. Забезпечте працівників електронними підписами або зобов'язати самих працівників отримати електронні ключі та забезпечити їх роботу.
Крок 4. Розробіть внутрішні документи про роботу з ЕДО:
- Положення про електронний документообіг;
- наказ про запровадження ЕДО;
- перелік документів, що ведуться електронно;
- порядок підписання, зберігання та архівування документів.
Крок 5. Проведіть навчання або інструктаж для працівників Працівники повинні розуміти, як підписувати документи, де їх отримувати та як підтверджувати ознайомлення.
Головне правило: спочатку внутрішні правила та процедура, потім – програмне забезпечення.
Саме відсутність належно оформлених внутрішніх документів найчастіше створює ризики під час перевірок та трудових спорів.
Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко
Схожі публікації:
Чи можна повністю відмовитися від паперових кадрових документів
Усі юрособи працюватимуть за новими формами документів
Електронні документи по-старому вже не працюють: що треба змінити вже зараз
Електронні кадрові документи: з 16.04.2026 нові правила для роботодавців і працівників
Статті на тему:
Досить друкувати й сканувати: як компанія перевела документообіг у Viber
Електронний архів на підприємстві: етапи впровадження та типові помилки підприємств
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Бронювання
26.10.2026
Постанову КМУ про бронювання досі не оприлюднили, але депутати вже вимагають змін
Уряд 23 жовтня ухвалив доопрацьовану постанову щодо критичності та бронювання працівників. Для ОПК та енергетики передбачили бронювання до 95%, для теплопостачання та водоканалів – до 75%, а також змінили правила розрахунку квоти 50%. Водночас з’явилися нові ризики втрати критичності та обмеження бронювання. Розбираємо ключові зміни за аналізом нардепа Ярослава Железняка.

Робочий час
26.10.2026
Норма тривалості робочого часу у 2027 році за п'ятиденного та шестиденного робочого тижня
Законодавці продовжили воєнний стан і він тепер триватиме до 29.01.2027. А отже слід врахувати зміни у розрахунках на 2027 рік. Пропонуємо до вашої уваги виробничий календар на 2027 рік із нормою тривалості робочого часу. До вашої уваги 4 таблиці із нормами робочого часу на 2027 рік для п'ятиденки та шестиденки. Користуйтеся

Бронювання
26.10.2026
Виплата компенсації у 2026 році: що враховувати при смерті заброньованого працівника
Заброньований працівник помер, і в день смерті так, як не знаємо коли буде припинення трудових відносин, у Дії його розбронювали. Чи потрібно при виплаті компенсації за невикористану відпустку дотягувати суму зарплати працівника до критерію 25 941? Чи маємо нарахувати лише належні виплати за відпрацьований час і компенсацію за невикористану відпустку?

Держслужба, ОМС
26.10.2026
Рада повернула конкурси на посади держслужби та в ОМС: що зміниться для працівників
Верховна Рада 247 голосами ухвалила законопроєкт №13478-1 у другому читанні та в цілому. Документ передбачає відновлення конкурсів на посади державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, нові правила призначення під час воєнного стану та пріоритетне право на держслужбу для ветеранів війни

Військовий облік
26.10.2026
З 26 жовтня відстрочки знову оформлюють через «Резерв+»: що змінилося
У «Резерв+» знову доступне оформлення відстрочок, пов’язаних із наявністю дітей, доглядом за близькими та статусом родини захисника чи захисниці. З 23 по 26 жовтня 2026 року окремі відстрочки не були доступні для оформлення онлайн через технічні роботи Мін’юсту

Бронювання
26.10.2026
Будівництво, транспорт, роздріб та ще 10 галузей отримують критичність без узгодження Координаційного центру
Уряд змінив правила визначення критично важливих підприємств для бронювання працівників. За інформацією нардепа Ярослава Железняка, для 13 галузей діятимуть спеціальні правила без узгодження Координаційного центру. Які сфери потрапили до переліку, а кому доведеться діяти через Центр?

Бронювання
26.10.2026
100% бронювання в обмін на мобілізацію частини працівників: які ризики
Уряд анонсував підхід до 100% бронювання працівників в обмін на направлення частини персоналу до війська. Однак виникає питання, хто визначатиме, кого бронювати, а кого – ні, та як захистити працівників від можливих зловживань

Бронювання
26.10.2026
Бронювання, анулювання та військовий облік: що працює 26 жовтня
ДП «НАІС» завершило проведення планових технічних робіт з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Тож, 26.10.2026 послугами в «Дії» вже можна користуватись

Бронювання
26.10.2026
Зміни у бронюванні працівників ухвалено 23.10.2026: нові правила та ризики для роботодавців
Уряд фіналізував зміни до системи бронювання працівників. Квота для бізнесу залишилася на рівні 50% без зміни бази розрахунку, усі чинні статуси збережуться. Що ще передбачають оновлені правила та які ризики залишилися для роботодавців? Чекаємо на текст постанови, а поки – деталі від Ярослава Железняка

Відповідальність / Перевірки
26.10.2026
Постраждалому від ударів бізнесу хочуть дати рік без перевірок: 7 пропозицій
Для бізнесу, який зазнав збитків через російські удари, пропонують запровадити сім заходів підтримки. Серед них – мораторій на планові перевірки, повернення ПДВ та акцизу за знищений товар і звільнення від відновлення згорілих документів

Інше
26.10.2026
Єдині та Державні реєстри знову працюють: роботу відновлено
З 22:00 23.10.2026 до 08:00 26.10.2026 ДП «НАІС» проводили планові технічні роботи з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Наразі реєстри доступні та працюють у штатному режимі

Лікарняні / Страховий стаж
26.10.2026
Нові правила для лікарняних: електронний реєстр хочуть викласти в новій редакції
Доопрацьований проєкт постанови КМУ передбачає нову редакцію Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності. У ньому уточнюють, зокрема, оплату перших днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця та обмін інформацією про лікування і реабілітацію військовослужбовців

Військовий облік
26.10.2026
Зміна паспортних даних у 2026 році: що потрібно вказати у списках військового обліку
Чи потрібно вказувати вихідний номер при подачі повідомлення про зміну паспортних даних у списках персонального військового обліку? Чи, можливо, достатньо просто внести актуальну інформацію в списки?










