Як перейти на електронну форму кадрових документів: 5 кроків для роботодавця

Багато роботодавців досі не впевнені, які кадрові документи можна повністю перевести в електронний формат. Експертка пояснила, які документи дозволено оформлювати без паперу, які вимоги висуваються до електронного підпису та як правильно впровадити ЕДО на підприємстві

2

46


Як зазначає адвокат Ганна Лисенко, вже сьогодні можна вести в електронній формі такі кадрові документи:


  1. заяви працівників (прийняття, відпустка, звільнення,
  2. переведення тощо);
  3. накази роботодавця;
  4. повідомлення та ознайомлення працівників;
  5. табелі обліку робочого часу;
  6. графіки відпусток;
  7. посадові інструкції;
  8. правила внутрішнього трудового розпорядку;
  9. трудові договори та додаткові угоди;
  10. акти, службові записки, пояснення;
  11. документи щодо дистанційної роботи;
  12. документи щодо відряджень;
  13. розрахункові листки та окремі документи з оплати праці.


Для юридичної сили таких документів рекомендує використовувати:


  1. КЕП (кваліфікований електронний підпис);
  2. системи електронного документообігу («Вчасно», «Вчасно. Кадри», Dubidoc та інші), де підписання відбувається через КЕП.
А який електронний ключ повинен мати працівник?

КЕП (кваліфікований електронний підпис) – найбезпечніший та найбільш універсальний варіант.


КЕП можна отримати:


  1. у податковій;
  2. у банках (наприклад, через Приват24, Ощадбанк тощо);
  3. в акредитованих надавачів електронних довірчих послуг.
  4. УЕП (удосконалений електронний підпис) – лише у випадках, передбачених законодавством, для працівника він не обов'язковий.


Не є електронним підписом:


  1. скан підпису:
  2. фото підпису;
  3. відправка документа електронною поштою;
  4. повідомлення «ознайомлений» у Viber або Telegram:
  5. натискання кнопки «прочитав» без належної ідентифікації особи.

Електронний документ має бути підписаний належним електронним підписом, а не просто відправлений електронною поштою чи через месенджер

Як перейти на електронну форму кадрових документів


Крок 1. Визначте перелік документів, які будуть вестися в електронній формі.


Крок 2. Оберіть систему електронного документообігу Наприклад, Вчасно, Вчасно. Кадри, Dubidoc або іншу систему, яка підтримує електронне підписання документів.


Крок 3. Забезпечте працівників електронними підписами або зобов'язати самих працівників отримати електронні ключі та забезпечити їх роботу.


Крок 4. Розробіть внутрішні документи про роботу з ЕДО:


  1. Положення про електронний документообіг;
  2. наказ про запровадження ЕДО;
  3. перелік документів, що ведуться електронно;
  4. порядок підписання, зберігання та архівування документів.


Крок 5. Проведіть навчання або інструктаж для працівників Працівники повинні розуміти, як підписувати документи, де їх отримувати та як підтверджувати ознайомлення.



Головне правило: спочатку внутрішні правила та процедура, потім – програмне забезпечення.


Саме відсутність належно оформлених внутрішніх документів найчастіше створює ризики під час перевірок та трудових спорів.


Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко


Схожі публікації:


Чи можна повністю відмовитися від паперових кадрових документів

Усі юрособи працюватимуть за новими формами документів

Електронні документи по-старому вже не працюють: що треба змінити вже зараз

Електронні кадрові документи: з 16.04.2026 нові правила для роботодавців і працівників


Статті на тему:


Досить друкувати й сканувати: як компанія перевела документообіг у Viber

Електронний архів на підприємстві: етапи впровадження та типові помилки підприємств

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

46

1

15

2

9359

2

47

3

42

5

440

3

134

2

146

3

5525

13

37784

2

540

5

124

4

144

4

759

5

1280

4

236

3

117

13

19298

4

838

27

28500