
Діловодство
19.05.2026
Досить друкувати й сканувати: як компанія перевела документообіг у Viber
Як компанії, в якій чимало працівників працюють віддалено, перевести кадровий документообіг у Viber і скоротити підписання документів із кількох днів до кількох хвилин? Про це розповідаємо у статті

- Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
- Як це працює зараз
- Що змінилося для команди
- Результат
У компанії Уляни близько 70 співробітників. Частина команди працює в офісі в Одесі, решта — віддалено: Львів, Дніпро, Вінниця, Івано-Франківськ.
Щодня через HR-відділ проходять десятки документів: заяви на відпустку, кадрові накази, договори з підрядниками, акти, погодження.
І майже кожен документ роками жив одним і тим самим життям:
надрукувати → підписати → відсканувати → переслати → чекати оригінал поштою
Усе ніби працює. Але в якийсь момент команда помітила: документів менше, ніж повідомлень про документи.
- Ти відправив?
- Так.
- А оригінал?
- Завтра відправлю, якщо не забуду.
- А скан?
- Сорі, зараз буде.
Проблема була навіть не у вартості доставки. Найбільше виснажував сам процес. Документи постійно кудись їхали, губилися в чатах, чекали підпису або лежали в чиємусь рюкзаку між ноутбуком і зарядкою.
Особливо весело ставало, коли все потрібно було «на вчора».
Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
Одного дня провідному розробнику Андрію потрібно було терміново підписати документи для поїздки на конференцію.
Андрій був у Львові. Уляна – в Одесі.
За старою схемою процес виглядав приблизно так:
- HR надсилає PDF електронною поштою;
- співробітник шукає, де його роздрукувати;
- підписує;
- сканує;
- надсилає назад;
- потім оригінали ще кілька днів подорожують країною.
У теорії це займає 15 хвилин. У реальному житті – пів дня, кілька повідомлень «бачив?», і класичне «чому так криво відсканував».
А якщо підпис випадково поставили не там – все починається заново.
Після кількох таких історій у компанії зрозуміли: проблема не в людях. Просто сам процес застряг у 2012 році.
Тоді команда перейшла на Dubidoc.
Як це працює зараз
Тепер документообіг між офісом, віддаленими співробітниками та підрядниками займає кілька хвилин.
Процес виглядає так:
- HR завантажує PDF у Dubidoc.
- Підписує документ КЕП.
- Надсилає посилання співробітнику у Viber.
- Співробітник відкриває документ зі смартфона і підписує його своїм КЕП.
Все.
Без друку.
Без сканування.
Без «скинь ще раз, файл не відкривається».
І без паперових конвертів, які їдуть країною довше, ніж деякі люди їздять у відпустку.
Весь процес документообігу виглядає так само просто, як звичайне повідомлення в месенджері.
Що змінилося для команди
Найбільша зміна – документи перестали бути окремим видом логістики.
Тепер:
- HR не витрачає час на контроль доставок;
- співробітникам не потрібно шукати принтер;
- керівники можуть підписати документ навіть дорогою в таксі;
- статус підписання видно одразу.
І що важливо – команді не довелося вивчати «ще одну корпоративну систему». Якщо людина вміє відкрити посилання у Viber – цього достатньо.
Результат
Після переходу на Dubidoc компанія скоротила час на погодження та підписання внутрішніх документів із кількох днів до кількох годин.
Але головне – зникло відчуття, що кожен документ їздить у концертний тур Україною.
У компанії не відмовилися від паперових документів повністю. Але тепер їх друкують лише тоді, коли це справді потрібно.
Все інше – підписується за кілька хвилин через посилання у Viber.
Джерело: Dubidoc — сервіс підпису та обміну документами від команди Checkbox Group.
Статті на тему:
Дистанційний документообіг в освіті: як підписувати документи онлайн без паперової тяганини
Детальний розбір: чому ЕДО в кадрових процесах не працює і як впровадити його без танців із бубном
Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу
Електронний підпис без складнощів: що потрібно бізнесу у 2026 році
Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Військовий облік
18.08.2026
Відстрочка для вчителів у «Резерв+»: коли педпрацівники зможуть оформити її онлайн
Відстрочку від мобілізації для вчителів та інших педагогічних працівників закладів загальної середньої освіти невдовзі можна буде оформлювати онлайн у «Резерв+». Міноборони вже розпочало бета-тестування послуги: хто може долучитися та які умови потрібно виконати – розповідаємо далі

Електронний кабінет
18.08.2026
ДПС змінює сертифікати КЕП з 26 серпня: що потрібно зробити користувачам
З 26 серпня 2026 року КНЕДП ДПС починає формувати кваліфіковані сертифікати відкритих ключів за новим алгоритмом. Що потрібно зробити користувачам КЕП та чи доведеться достроково замінювати чинні сертифікати – далі

Особливі працівники
18.08.2026
Як підтвердити інвалідність працівника: ПФУ назвав документи для виконання нормативу робочих місць
Пенсійний фонд роз’яснив, якими документами працівник може підтвердити статус особи з інвалідністю для врахування під час виконання роботодавцем нормативу робочих місць. Чи обов’язково подавати довідку МСЕК або оригінал витягу з рішення експертної команди – пояснв ПФУ

Військовий облік
18.08.2026
Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)
Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів заповнюють на підставі списків персонального військового обліку, зазначаючи загальну чисельність осіб та розподіл за відповідними категоріями. У разі відсутності певної категорії осіб у відповідній графі Відомості проставляють прочерк.

Відповідальність / Перевірки
18.08.2026
Штраф ТЦК для 17-річних у 2026 році: чи можуть оштрафувати за військовий облік
Чи справді 17-річним автоматично загрожує штраф від ТЦК, якщо вони не стали на військовий облік? Народний депутат Олександр Федієнко пояснив, що передбачає законодавство для неповнолітніх, коли потрібно стати на облік та що змінюється після досягнення 18 років

Електронний кабінет
18.08.2026
Як отримати довідку про розмір пенсії онлайн: покрокова інструкція від ПФУ
Довідку про розмір пенсії можна отримати онлайн без особистого звернення до Пенсійного фонду. Як замовити документ через особистий кабінет, де знайти потрібну послугу та що зазначити у запиті – в інфографіці

Умови праці
18.08.2026
Чи обов’язково мати правила внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві: що каже КЗпП
Чи може підприємство працювати без правил внутрішнього трудового розпорядку та чи обов’язково ознайомлювати з ними кожного працівника? КЗпП містить одразу кілька норм, які визначають роль цього документа в організації праці. Розбираємо, чи повинні ПВТР бути на кожному підприємстві та які ризики виникають, якщо працівників із ними не ознайомили

Відповідальність / Перевірки
18.08.2026
Майже 2,5 тисячі бронювань перевіряє поліція: які схеми шукають на підприємствах
Фіктивне працевлаштування, недостовірні відомості в реєстрах та посередники – правоохоронці перевіряють можливі схеми незаконного бронювання. Стало відомо, які підприємства найчастіше опиняються в центрі уваги слідства

Ранковий кадровик
18.08.2026
Про додаток 4 через «Дію». Помилки в «Оберіг». Критичність до 01.11. Нові статзвіти. Зміни у медоглядах. Виїзд за кордон 🙋♀️ Ранковий кадровик від 18.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору














