Досить друкувати й сканувати: як компанія перевела документообіг у Viber

Як компанії, в якій чимало працівників працюють віддалено, перевести кадровий документообіг у Viber і скоротити підписання документів із кількох днів до кількох хвилин? Про це розповідаємо у статті

2

212


  1. Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
  2. Як це працює зараз
  3. Що змінилося для команди
  4. Результат


У компанії Уляни близько 70 співробітників. Частина команди працює в офісі в Одесі, решта — віддалено: Львів, Дніпро, Вінниця, Івано-Франківськ.


Щодня через HR-відділ проходять десятки документів: заяви на відпустку, кадрові накази, договори з підрядниками, акти, погодження.


І майже кожен документ роками жив одним і тим самим життям:

надрукувати → підписати → відсканувати → переслати → чекати оригінал поштою

Усе ніби працює. Але в якийсь момент команда помітила: документів менше, ніж повідомлень про документи.


  1. Ти відправив?
  2. Так.
  3. А оригінал?
  4. Завтра відправлю, якщо не забуду.
  5. А скан?
  6. Сорі, зараз буде.


Проблема була навіть не у вартості доставки. Найбільше виснажував сам процес. Документи постійно кудись їхали, губилися в чатах, чекали підпису або лежали в чиємусь рюкзаку між ноутбуком і зарядкою.


Особливо весело ставало, коли все потрібно було «на вчора».


Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні


Одного дня провідному розробнику Андрію потрібно було терміново підписати документи для поїздки на конференцію.


Андрій був у Львові. Уляна – в Одесі.


За старою схемою процес виглядав приблизно так:


  1. HR надсилає PDF електронною поштою;
  2. співробітник шукає, де його роздрукувати;
  3. підписує;
  4. сканує;
  5. надсилає назад;
  6. потім оригінали ще кілька днів подорожують країною.


У теорії це займає 15 хвилин. У реальному житті – пів дня, кілька повідомлень «бачив?», і класичне «чому так криво відсканував».


А якщо підпис випадково поставили не там – все починається заново.


Після кількох таких історій у компанії зрозуміли: проблема не в людях. Просто сам процес застряг у 2012 році.


Тоді команда перейшла на Dubidoc.


Як це працює зараз


Тепер документообіг між офісом, віддаленими співробітниками та підрядниками займає кілька хвилин.


Процес виглядає так:


  1. HR завантажує PDF у Dubidoc.
  2. Підписує документ КЕП.
  3. Надсилає посилання співробітнику у Viber.
  4. Співробітник відкриває документ зі смартфона і підписує його своїм КЕП.


Все.


Без друку.


Без сканування.


Без «скинь ще раз, файл не відкривається».


І без паперових конвертів, які їдуть країною довше, ніж деякі люди їздять у відпустку.


Весь процес документообігу виглядає так само просто, як звичайне повідомлення в месенджері.


Що змінилося для команди


Найбільша зміна – документи перестали бути окремим видом логістики.


Тепер:


  1. HR не витрачає час на контроль доставок;
  2. співробітникам не потрібно шукати принтер;
  3. керівники можуть підписати документ навіть дорогою в таксі;
  4. статус підписання видно одразу.


І що важливо – команді не довелося вивчати «ще одну корпоративну систему». Якщо людина вміє відкрити посилання у Viber – цього достатньо.


Результат


Після переходу на Dubidoc компанія скоротила час на погодження та підписання внутрішніх документів із кількох днів до кількох годин.


Але головне – зникло відчуття, що кожен документ їздить у концертний тур Україною.


У компанії не відмовилися від паперових документів повністю. Але тепер їх друкують лише тоді, коли це справді потрібно.


Все інше – підписується за кілька хвилин через посилання у Viber.


Джерело: Dubidoc — сервіс підпису та обміну документами від команди Checkbox Group.


Статті на тему:


Дистанційний документообіг в освіті: як підписувати документи онлайн без паперової тяганини

Детальний розбір: чому ЕДО в кадрових процесах не працює і як впровадити його без танців із бубном

Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу

Електронний підпис без складнощів: що потрібно бізнесу у 2026 році

Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥



Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

212

1

19

1

41

2

55

3

71

1

57

5

162

3

288

7

3695

3

221

2

181

9

10781

3

114

5

255

4

2109

5

724

4

720

4

323

4

160

5

246

7

2067