
- Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
- Як це працює зараз
- Що змінилося для команди
- Результат
У компанії Уляни близько 70 співробітників. Частина команди працює в офісі в Одесі, решта — віддалено: Львів, Дніпро, Вінниця, Івано-Франківськ.
Щодня через HR-відділ проходять десятки документів: заяви на відпустку, кадрові накази, договори з підрядниками, акти, погодження.
І майже кожен документ роками жив одним і тим самим життям:
надрукувати → підписати → відсканувати → переслати → чекати оригінал поштою
Усе ніби працює. Але в якийсь момент команда помітила: документів менше, ніж повідомлень про документи.
- Ти відправив?
- Так.
- А оригінал?
- Завтра відправлю, якщо не забуду.
- А скан?
- Сорі, зараз буде.
Проблема була навіть не у вартості доставки. Найбільше виснажував сам процес. Документи постійно кудись їхали, губилися в чатах, чекали підпису або лежали в чиємусь рюкзаку між ноутбуком і зарядкою.
Особливо весело ставало, коли все потрібно було «на вчора».
Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
Одного дня провідному розробнику Андрію потрібно було терміново підписати документи для поїздки на конференцію.
Андрій був у Львові. Уляна – в Одесі.
За старою схемою процес виглядав приблизно так:
- HR надсилає PDF електронною поштою;
- співробітник шукає, де його роздрукувати;
- підписує;
- сканує;
- надсилає назад;
- потім оригінали ще кілька днів подорожують країною.
У теорії це займає 15 хвилин. У реальному житті – пів дня, кілька повідомлень «бачив?», і класичне «чому так криво відсканував».
А якщо підпис випадково поставили не там – все починається заново.
Після кількох таких історій у компанії зрозуміли: проблема не в людях. Просто сам процес застряг у 2012 році.
Тоді команда перейшла на Dubidoc.
Як це працює зараз
Тепер документообіг між офісом, віддаленими співробітниками та підрядниками займає кілька хвилин.
Процес виглядає так:
- HR завантажує PDF у Dubidoc.
- Підписує документ КЕП.
- Надсилає посилання співробітнику у Viber.
- Співробітник відкриває документ зі смартфона і підписує його своїм КЕП.
Все.
Без друку.
Без сканування.
Без «скинь ще раз, файл не відкривається».
І без паперових конвертів, які їдуть країною довше, ніж деякі люди їздять у відпустку.
Весь процес документообігу виглядає так само просто, як звичайне повідомлення в месенджері.
Що змінилося для команди
Найбільша зміна – документи перестали бути окремим видом логістики.
Тепер:
- HR не витрачає час на контроль доставок;
- співробітникам не потрібно шукати принтер;
- керівники можуть підписати документ навіть дорогою в таксі;
- статус підписання видно одразу.
І що важливо – команді не довелося вивчати «ще одну корпоративну систему». Якщо людина вміє відкрити посилання у Viber – цього достатньо.
Результат
Після переходу на Dubidoc компанія скоротила час на погодження та підписання внутрішніх документів із кількох днів до кількох годин.
Але головне – зникло відчуття, що кожен документ їздить у концертний тур Україною.
У компанії не відмовилися від паперових документів повністю. Але тепер їх друкують лише тоді, коли це справді потрібно.
Все інше – підписується за кілька хвилин через посилання у Viber.
Джерело: Dubidoc — сервіс підпису та обміну документами від команди Checkbox Group.
Статті на тему:
Дистанційний документообіг в освіті: як підписувати документи онлайн без паперової тяганини
Детальний розбір: чому ЕДО в кадрових процесах не працює і як впровадити його без танців із бубном
Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу
Електронний підпис без складнощів: що потрібно бізнесу у 2026 році
Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥





















