
Діловодство
19.05.2026
Досить друкувати й сканувати: як компанія перевела документообіг у Viber
Як компанії, в якій чимало працівників працюють віддалено, перевести кадровий документообіг у Viber і скоротити підписання документів із кількох днів до кількох хвилин? Про це розповідаємо у статті

- Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
- Як це працює зараз
- Що змінилося для команди
- Результат
У компанії Уляни близько 70 співробітників. Частина команди працює в офісі в Одесі, решта — віддалено: Львів, Дніпро, Вінниця, Івано-Франківськ.
Щодня через HR-відділ проходять десятки документів: заяви на відпустку, кадрові накази, договори з підрядниками, акти, погодження.
І майже кожен документ роками жив одним і тим самим життям:
надрукувати → підписати → відсканувати → переслати → чекати оригінал поштою
Усе ніби працює. Але в якийсь момент команда помітила: документів менше, ніж повідомлень про документи.
- Ти відправив?
- Так.
- А оригінал?
- Завтра відправлю, якщо не забуду.
- А скан?
- Сорі, зараз буде.
Проблема була навіть не у вартості доставки. Найбільше виснажував сам процес. Документи постійно кудись їхали, губилися в чатах, чекали підпису або лежали в чиємусь рюкзаку між ноутбуком і зарядкою.
Особливо весело ставало, коли все потрібно було «на вчора».
Кейс: документи для відрядження, які терміново потрібні вже сьогодні
Одного дня провідному розробнику Андрію потрібно було терміново підписати документи для поїздки на конференцію.
Андрій був у Львові. Уляна – в Одесі.
За старою схемою процес виглядав приблизно так:
- HR надсилає PDF електронною поштою;
- співробітник шукає, де його роздрукувати;
- підписує;
- сканує;
- надсилає назад;
- потім оригінали ще кілька днів подорожують країною.
У теорії це займає 15 хвилин. У реальному житті – пів дня, кілька повідомлень «бачив?», і класичне «чому так криво відсканував».
А якщо підпис випадково поставили не там – все починається заново.
Після кількох таких історій у компанії зрозуміли: проблема не в людях. Просто сам процес застряг у 2012 році.
Тоді команда перейшла на Dubidoc.
Як це працює зараз
Тепер документообіг між офісом, віддаленими співробітниками та підрядниками займає кілька хвилин.
Процес виглядає так:
- HR завантажує PDF у Dubidoc.
- Підписує документ КЕП.
- Надсилає посилання співробітнику у Viber.
- Співробітник відкриває документ зі смартфона і підписує його своїм КЕП.
Все.
Без друку.
Без сканування.
Без «скинь ще раз, файл не відкривається».
І без паперових конвертів, які їдуть країною довше, ніж деякі люди їздять у відпустку.
Весь процес документообігу виглядає так само просто, як звичайне повідомлення в месенджері.
Що змінилося для команди
Найбільша зміна – документи перестали бути окремим видом логістики.
Тепер:
- HR не витрачає час на контроль доставок;
- співробітникам не потрібно шукати принтер;
- керівники можуть підписати документ навіть дорогою в таксі;
- статус підписання видно одразу.
І що важливо – команді не довелося вивчати «ще одну корпоративну систему». Якщо людина вміє відкрити посилання у Viber – цього достатньо.
Результат
Після переходу на Dubidoc компанія скоротила час на погодження та підписання внутрішніх документів із кількох днів до кількох годин.
Але головне – зникло відчуття, що кожен документ їздить у концертний тур Україною.
У компанії не відмовилися від паперових документів повністю. Але тепер їх друкують лише тоді, коли це справді потрібно.
Все інше – підписується за кілька хвилин через посилання у Viber.
Джерело: Dubidoc — сервіс підпису та обміну документами від команди Checkbox Group.
Статті на тему:
Дистанційний документообіг в освіті: як підписувати документи онлайн без паперової тяганини
Детальний розбір: чому ЕДО в кадрових процесах не працює і як впровадити його без танців із бубном
Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу
Електронний підпис без складнощів: що потрібно бізнесу у 2026 році
Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Особливі працівники
02.10.2026
Тижневий зріз знань з кадрового обліку №4: норматив 4% та Звіт
Повертаємо одну з улюблених рубрик. Впевнені, що ви готові до самоперевірки. Буквально відучора ми почали подавати звітність щодо працівників з інвалідністю. Тож сьогодні для вас – тематичний тест. Інколи тести здаватимуться вам простими, а інколи – змусять розмірковувати. У будь-якому разі не зайве надати відповідь на кілька цікавих запитань та упевнитися, що у знаннях немає прогалин. А через тиждень обов’язково підіб’ємо підсумки

Військовий облік
02.10.2026
«Сесія ключа завершилася»: чому в «Дії» не вдається отримати відомості персонального обліку
Користувачі повідомляють про проблеми з поданням заявки на отримання відомостей персонального обліку через портал «Дія». У сервісі вже відреагували на проблему – розповідаємо, що відомо

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Звіт за І та ІІ квартали 2026 року: до 09.11 без штрафів і пені, але є умови
9 листопада 2026 року – граничний строк подання Звітів за І та/або ІІ квартали 2026 року. ДПС пояснила, коли потрібно сплатити нарахований внесок та за яких умов за цими звітами не застосовуватимуть штрафні санкції і пеню

Звільнення
02.10.2026
Немає наказу про звільнення: чи означає це, що працівник досі працює
Працівниця не виходила на роботу з 2020 року, не отримувала зарплату, а наказу про звільнення не було. Через кілька років вона вимагала визнати трудові відносини та виплатити понад 273 тис. грн. Верховний Суд пояснив, чому сама відсутність наказу про звільнення ще не доводить, що трудові відносини тривали весь цей час

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Повістка прийшла після дати виклику: що робити та чи оштрафують за неявку до ТЦК
Дата явки у повістці вже минула, а лист людина отримала лише після неї. У Сумському обласному ТЦК та СП пояснили, як визначається дата вручення поштової повістки, що робити після її отримання та чи означає запізніла доставка автоматичний штраф

Соціальне страхування / Пенсії
02.10.2026
Пенсійні доплати у жовтні 2026 року: кому додадуть 156 грн, а кому – до 570 грн
У жовтні 2026 року частині пенсіонерів призначать або збільшать вікові доплати до пенсії. Пояснюємо, кому належить доплата, як змінюється її розмір із віком і чи потрібно подавати заяву до Пенсійного фонду

Мобілізовані / Добровольці ТРО
02.10.2026
Не подано заяву на компенсацію соцвідпустки на дітей: Держпраці пояснила, чи згорає право
Заяву на компенсацію за невикористану додаткову відпустку на дітей працівниця мала подати до кінця місяця, в якому її увільнили від роботи через прийняття на військову службу за контрактом. Строк пропущено – але чи зникає саме право на відпустку? Держпраці надала роз’яснення для такої ситуації

Прийняття
02.10.2026
Нові правила для молодих працівників: що зміниться у КЗпП
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16114, який передбачає зміни до КЗпП щодо працевлаштування молоді та неповнолітніх. Серед пропозицій – електронний трудовий договір, випробування для осіб до 18 років, нові норми робочого часу та скасування заборони на роботу неповнолітніх у вихідні

Військовий облік
02.10.2026
З 2 жовтня «Резерв+» не оформлятиме окремі відстрочки: коли відновлять послугу
З 2 жовтня о 14:30 через планові технічні роботи тимчасово буде недоступне оформлення відстрочок, пов’язаних з інвалідністю. У Міноборони повідомили, коли орієнтовно відновиться робота сервісу та що робити користувачам під час технічних робіт

Звільнення
02.10.2026
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Порядок припинення трудових відносин у разі смерті працівника передбачає оформлення наказу на підставі свідоцтва про смерть із посиланням на п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП. Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, а не дата видання наказу. Це зумовлює особливості складання такого наказу

Військовий облік
02.10.2026
У Раді пропонують нову підставу для відстрочки від мобілізації: деталі законопроєкту
Постійний догляд за літнім батьком або іншим близьким родичем, який через стан здоров’я не може самостійно забезпечувати основні життєві потреби, пропонують зробити окремою підставою для відстрочки від мобілізації. Законопроєкт №16118 також передбачає можливість звільнення з військової служби за таких обставин. Документ зареєстровано 1 жовтня 2026 року та наразі опрацьовують у парламентському комітеті

Військовий облік
02.10.2026
Зміна паспорта на ІD картку: на яку дату формувати ВОД для подання до ТЦК повідомлення за додатком 4
Працівник змінив паспорт на ІD картку. Подаємо повідомленння (додаток 4) до ТЦК. Витяг з резерву роздрукований та сформований станом на 17.09. Цікавить: чи правильно вказати в графі 3 даного повідомлення (додаток 4) час та дату формування Е-ВОД 17.09., чи потрібно сформувати новий ВОД на дату подання повідомлення?

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Штраф сплачено: через скільки днів зникне червона стрічка у «Резерв+» і коли може з’явитися новий розшук
Сплата штрафу закриває конкретне порушення, але не припиняє обов’язків військового обліку. У Міноборони пояснюють, що після оплати інформація в «Резерв+» зазвичай оновлюється протягом чотирьох днів. Що робити, якщо червона стрічка не зникає, і чи може після сплати штрафу з’явитися нове подання в розшук – у роз’ясненні ТЦК

Календар кадровика
02.10.2026
Звітні справи з 5 по 9 жовтня: не забудьте про важливі дедлайни
Початок наступного тижня відразу розпочнеться із граничної дати – 5 жовтня 2026 року, до цього дня роботодавці мають повідомити ТЦК за додатком 4. Також, до 7 жовтня чекають на завершення кілька звітних справ. Кому й що треба встигнути зробити розповідаємо далі

Інше
01.10.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки








