Електронне працевлаштування: новий етап кадрового документообігу

1. Що має змінитися в Кодексі законів про працю
2. Як щодо подачі інших документів: трудова книжка, диплом, права тощо
3. Які наслідки для бізнесу і працівників
4. Чому це рішення особливо важливе під час війни
5. Що можна і варто робити вже зараз
6. Перейдіть на зручний сервіс документообігу

Уявіть ситуацію: кандидат в іншому місті або за кордоном, а бізнесу потрібно швидко оформити цю людину в команду. Сьогодні це виглядає так:

1. він має зібрати потрібні документи для ідентифікації своєї особи – паспорт та ІПН;
2. оцифрувати їх: сфотографувати або відсканувати;
3. надіслати працедавцю: месенджером, поштою тощо.

Окрім того, що шукати документи не завжди зручно, їх ще й бачать власники поштових сервісів та месенджерів, якими ви ці документи надсилаєте. Якщо ви користуєтеся Дією, можна обрати функцію шерінгу документів, однак все одно це не звільняє від їхнього пошуку та оцифрування.

Але 15 січня 2026 року ми стали на крок ближчими до врегулювання таких ситуацій: Верховна Рада підтримала за основу законопроєкт №14141, який дозволяє укладати трудові договори повністю онлайн за допомогою електронного підпису без подання паперових документів.

Що має змінитися в Кодексі законів про працю

Держава прагне трансформувати підхід до кадрових процесів на законодавчому рівні.

Законопроєкт пропонує доповнити статтю 24 КЗпП новими нормами. Вони дозволяють укладати трудові договори в електронній формі з використанням кваліфікованого (КЕП) або удосконаленого електронного підпису працівника (УЕП).

У разі електронного оформлення роботодавець більше не буде зобов’язаний вимагати паперові документи, що посвідчують особу. За задумом, ідентифікація відбуватиметься саме завдяки електронному підпису – його можна отримати в спеціальних центрах, що акредитовані державою, а отже довіра до них максимальна.

Крім цього, використання КЕП або УЕП вже давно гарантує юридичну силу трудового договору та безпечну ідентифікацію сторін.

Як щодо подачі інших документів: трудова книжка, диплом, права тощо

Комітет з цифрової трансформації у своєму висновку до законопроєкту відмітив, що питання подання інших документів поки відкрите. Йдеться, зокрема, про документи про освіту, трудову книжку, військово-облікові документи, довідки про стан здоров’я та інші матеріали, які часто потрібні під час працевлаштування. Саме тому комітет рекомендував доопрацювати законопроєкт.

Це дає надію на те, що фінальна версія законопроєкту дозволить не лише ідентифікувати кандидата за допомогою КЕП або УЕП, а й так само легко отримувати інші важливі для працевлаштування документи.

Які наслідки для бізнесу і працівників

Після ухвалення законопроєкту в цілому роботодавці та працівники отримають можливість:

1. оформлювати трудові відносини на відстані, без надсилання копій, фото тощо;
2. подавати кадрові документи в зручному електронному вигляді;
3. підтверджувати особу за допомогою лише електронного підпису;
4. формувати й вести електронний кадровий архів.

Це має значно спростити найм, зменшити адміністративно-бюрократичне навантаження та прискорити запуск співпраці.

Чому це рішення особливо важливе під час війни

Автори законопроєкту наголошують, що електронне працевлаштування має критичне значення в умовах воєнного стану. Багато працездатних громадян перебувають за межами свого місця проживання або за кордоном, і вимога фізичної присутності для оформлення на роботу створює додаткові бар’єри.

Натомість скасування обов’язкового паперового підтвердження особи на користь більш зручного е-підпису дозволить зберегти доступ до ринку праці, підтримати економічну активність і сприяти відновленню бізнесу, зокрема на деокупованих територіях.

Що можна і варто робити вже зараз

Почніть готуватися до змін, не очікуючи на прийняття законопроєкту в цілому. Здійснити це зараз значно простіше, аніж коли ваша компанія матиме більші масштаби, більший документообіг і, відповідно, подарує вам більше клопоту з переведенням цих даних у цифру.

1. Почніть із внутрішніх правил: зафіксуйте, як у компанії використовується електронний підпис і хто має право працювати з кадровими документами в цифровому форматі.
2. Перегляньте типові трудові договори та почніть адаптувати їх під електронний формат з урахуванням майбутніх реалій.
3. Подбайте про підписи для команди: співробітники мають отримати КЕП або УЕП через Дію чи офіційно акредитовані центри.
4. Оцініть готовність HR-інструментів: система повинна підтримувати підписання, обмін і зберігання електронних документів.
5. Зафіксуйте процес у зрозумілій інструкції для кадрових спеціалістів: від оформлення працівника до підписання та збереження документів в електронному архіві.

Перейдіть на зручний сервіс документообігу

На тлі останніх змін електронний документообіг (ЕДО) перестає бути опціональною зручністю та стає новою нормою. Тренд очевидний:

1. паперові трудові договори відходять у минуле;
2. замість надсилання документів для ідентифікації буде достатньо е-підпису;
3. стоси паперових архівів в офісі змінює впорядкований електронний ЕДО;
4. ще менше бар’єрів – дистанційна співпраця стане ще більш зручною та юридично захищеною.

Цифровізацію підтримує і держава, визнаючи ЕДО важливим інструментом для сучасних трудових відносин, економічної стійкості та розвитку країни. Тому найбільш раціональне рішення – переходити на електронний документообіг уже зараз.

Найпростіший та найзручніший варіант – Dubidoc. Це сервіс електронного документообігу, зрозумілий кадровикам та простий для звичайних співробітників. І ось чому:

1. інтуїтивність: простий інтерфейс та підказки дозволяють швидко пірнути в сервіс без навчання та інструкцій;
2. підпис без реєстрації: контрагенту достатньо перейти за посиланням і підписати документ електронним підписом, без створення акаунта;
3. архів без обмежень: усі документи зберігаються в одному місці з необмеженим терміном зберігання;
4. необмежена кількість співробітників: додавайте в систему стільки користувачів, скільки потрібно – без доплат і складних налаштувань;
5. заплановане відправлення документів: підготуйте документи заздалегідь, а Dubidoc автоматично надішле їх адресату у вибраний день і час;
6. автоматичне архівування: система сама впорядковує документи після підписання або через заданий проміжок часу;
7. відправлення на підпис через месенджери: надсилайте документи у Viber, Telegram або WhatsApp – туди, де співробітнику зручніше їх отримати.

Коли документи підписуються в надійному онлайн-сервісі, зберігаються автоматично і не губляться в папках, бізнес починає працювати на новому рівні ефективності. Спробуйте Dubidoc, щоб користуватися всіма перевагами, починаючи відсьогодні.

Сервіс уже активно використовують компанії Checkbox, Robota.ua, Fintech Farm, Smartfin UA, Planet Avto, UNIT Home та інші.

Джерело: Dubidoc

Статті на тему:

Пункт Кадрової Незламності (ч. 1): як терміново подати заяву на відпустку у вихідний

Електронний підпис без складнощів: що потрібно бізнесу у 2026 році

Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥