Kadroland | Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Слухати чи завантажити аудіозапис

Які кадрові документи мають бути у роботодавця у 2026 році? Чи обов’язкові штатний розпис, колективний договір, особова картка П-2? Відповімо на ці та інші запитання та надамо чекліст обов’язкових кадрових документів, які мають бути у роботодавця.

Які локальні кадрові документи обов’язкові у 2026 році

Почнемо із так званих локальних документів.

Перший серед них колективний договір. Він є обов’язковим як для підприємств, так й ФОП-роботодавців. Проте штрафів за його відсутність чинним законодавством не передбачено.

Тому на практиці колективного договору може й не бути. Однак у такому разі подбайте про його замінники – Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про оплату праці, Положення про преміювання працівників, Положення про облік використання робочого часу працівників, Положення про відпустки працівників тощо. Адже такі Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів.

Чи потрібно затверджувати штатний розпис і ПВТР роботодавцю

Далі поговоримо про штатний розпис. Для бюджетних установ цей документ залишається обов’язковим. Вважаємо, що штатний розпис має бути й на комерційних підприємствах та у ФОП-роботодавців. Принаймні такого погляду дотримуються і Держпраці, і Мінекономіки.

Ми докладно говорили про необхідність штатного розпису тут та тут.

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) мають бути й на підприємствах, і у ФОП-роботодавців. Як правило, розробляються їх за наявності у роботодавця трьох і більше найманих працівників. Зверніть увагу, що Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються протоколом загальних зборів трудового колективу.

Які кадрові регістри та інструкції мають бути на підприємстві

Інструкція з діловодства

Багато роботодавців знизують плечима й відкладають розробку Інструкції з діловодства на потім. А дарма.

По-перше, саме у цьому документі можна закріпити правила розробки реєстраційних індексів, правила оформлення та реєстрації кадрових документів, застосування формату датування й багато інших питань.

По-друге, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 свідчать про те, що Інструкція з діловодства має бути на кожному підприємстві. Що стосується ФОП-роботодавців, то для них Інструкція з діловодства не є обов’язковою.

Графік відпусток

Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) графік відпусток є обов’язковим документом і для підприємств, і для ФОП-роботодавців. У графіку відпусток обов’язково потрібно передбачати надання щорічних відпусток. Усі інші оплачувані відпустки, такі як соцвідпустка на дітей, додаткова відпустка учасникам бойових дій, можуть включатися у графік відпусток, але це не обов’язково.Докладно про формування графіків відпусток читайте тут.

Журнали реєстрації

У роботодавців мають бути журнали реєстрації кадрових документів – заяв працівників, наказі з кадрових питань тимчасового та тривалого строку зберігання тощо. А от скільки їх має бути, як відбувається процес реєстрації, про це варто прописати в Інструкції з діловодства, про яку ми згадували вище. Про ведення та закриття журналів реєстрації читайте за посиланням.

Посадові та робочі інструкції

На усі посади та професії, які є у штатному розписі, потрібно розробити посадові та робочі інструкції. Про це визначено у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск один, який залишається чинним. Наявність посадових та робочих інструкцій – це перш за все захист від претензій працівників щодо кола обов’язків, які вони мають виконувати.

Чи є особова картка П-2 та особові справи обов’язковими

Особова картка П-2

Особова картка П-2 за роз’ясненнями Держпраці та Мінекономіки більше не є обов’язковим документом. Тобто роботодавець має право самостійно вирішувати – вести її або ні. П-2 – це документ, в якому зібрані відомості про працівника, його прийняття та переведення, надання відпусток тощо.

Увага! Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує вести облік відпусток. Тож, якщо ви відмовляєтеся від особової картки П-2, то у вас має бути інший документ для ведення обліку відпусток. Зауважимо: більшість експертів дотримуються думки про доцільність наявності П-2 й надалі.

Особова справа

В особовій справі накопичують основні документи по працівнику. Особові справи обов’язкові для підприємств. В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців. Тобто за посадами, для яких код за Класифікатором професій розпочинається від 1 до 4.

Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.

Утім, радимо формувати особові справи для всіх працівників незалежно від посади, професії.

Які документи підтверджують облік робочого часу

Для обліку використання робочого часу застосовується табель обліку використання робочого часу. Як правило, використовується його типова форма П-5. Для фіксації правил ведення табеля у роботодавця має бути розроблено Положення про табельний облік або Положення про облік робочого часу.

Чи потрібно заводити книгу обліку руху трудових книжок

Саме на кадровика покладений функціонал із внесення записів до трудових книжок працівників. При цьому, якщо на підприємстві ще зберігаються паперові трудові книжки, то відповідно має бути й Книга обліку руху трудових книжок. У ФОП-роботодавця такої книги не може бути, оскільки ФОП ніколи не приймали на зберігання у себе трудові книжки своїх працівників.

Чи обов’язково укладати письмові трудові договори у 2026 році

Все частіше роботодавці переходять на укладання письмових трудових договорів.

По-перше, у ньому можна розписати усі подробиці трудових взаємовідносин між працівником та роботодавцем.

По-друге, до цього підштовхує й поява проєкту Трудового кодексу, який передбачає безальтернативне укладання трудових договорів в письмовій або електронній формі.

Що стосується ФОП-роботодавців, то вони із працівниками мають укладати виключно письмові трудові договори. Проте під час воєнного стану можуть прийняти рішення про укладання трудового договору в усній формі. Ми ж радимо ФОП застосовувати письмову форму трудового договору навіть під час дії воєнного стану.

Про письмові трудові договори докладніше ми розповідали в одному із наших мінікурсів.

Ми з вами розглянули основні документи, які застосовуються у кадрах. Але й кожна процедура також супроводжується фіксацією у кадрових документах.

Які кадрові документи оформлюються при прийнятті, відпустці та звільненні

При прийнятті на роботу

Наприклад, при прийнятті на роботу особа, що працевлаштовується, має написати заяву. Далі узгоджується форма трудового договору – «усна» або письмова. Після цього видаємо наказ про прийняття на роботу. Також подається повідомлення до податкової за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413. Докладно про те які документи слід готувати під час оформлення на роботу читайте тут.

Перед початком роботи працівника необхідно проінформувати про низку моментів на виконання ст. 29 Кодексу законів про працю України. Доцільно це зробити через спеціально розроблений лист-інформування.

Оформлення щорічних відпусток

Якщо щорічна відпустка надається за графіком відпусток, то працівнику надається повідомлення про початок цієї відпустки, подекуди від нього очікується заява із конкретними датами надання цієї відпустки. Після цього видається наказ про надання щорічної відпустки.

Для надання щорічної відпустки поза графіком відпусток, інших оплачуваних відпусток, відпусток без збереження зарплати достатньо заяви та наказу.

Звільнення

У день звільнення обов’язково має бути видано наказ про звільнення. А ще працівнику слід видати копія наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Висновки

Ми розглянули основні документи, з якими має справу кадровик й які мають бути у роботодавця. Звісно, що перелік не вичерпний, адже залежно від специфіки діяльності ще складаються графік змінності або графіки роботи, акти про відсутність працівників на роботі, наказ про затвердження норми тривалості робочого часу тощо. Більшість зразків документів ви знайдете у нас на сайті у розділі «Документи». А нижче ви знайдете зібраний для вас чекліст із переліком усіх вищезгаданих документів. Завантажуйте та користуйтеся.

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Положення про преміювання працівників

Положення про оплату праці

Положення про облік використання робочого часу працівників

Положення про відпустки працівників

Журнал реєстрації заяв працівників

Журнал реєстрації табельних номерів

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації трудових договорів

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання