Які документи надавати при працевлаштуванні: повний пакет документів

1. Пакет документів при працевлаштуванні
2. Паспорт
3. Е-паспорт в «Дії»
4. Закордонний паспорт
5. Інші документи, що посвідчують особу
6. Інформація про місце реєстрації / проживання
7. Довідка ВПО
8. «Ідентифікаційний код» або довідка про присвоєння РНОКПП
9. Трудова книжка або Відомості про трудову діяльність
10. Довідки ОК-5 та ОК-7
11. Атестат, диплом про вищу освіту
12. Дозволи, посвідчення, сертифікати
13. Документи, що підтверджують інвалідність
14. Довідка про попередній медогляд
15. Військово-облікові документи
16. Автобіографія
17. Письмова згода на обробку персональних даних
18. Свідоцтво про народження дітей
19. Графік роботи за основним місцем роботи (від сумісника)
20. Довідка про режим навчання (від студента)
21. Заява від працівника

Пакет документів при працевлаштуванні

Відповідно до ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України:

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи

Своєю чергою, ст. 25 КЗпП при укладенні трудового договору забороняє вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про:

1. партійну і національну приналежність;
2. походження, реєстрацію місця проживання чи перебування;
3. документи, подання яких не передбачено законодавством.

Далі розберемо всі можливі (і неможливі) варіанти.

Паспорт

Головним документом, що підтверджує особу, є паспорт громадянина України (п.п. «а» ч. 1 ст. 13 Закону України від 20.11.2012 № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).

Відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП це обов’язковий документ, який подається при працевлаштуванні.

Наразі діють:

1. паспорт у вигляді «книжечки». Паспорт є чинним, навіть якщо до нього не вклеєно фото у відповідному віці (деталі – тут);
2. паспорт у вигляді ID-картки. Зауважте, що «прострочені» ID-картки чинні під час дії воєнного стану. Деталі – тут.

Е-паспорт в «Дії»

Наразі чинне законодавство оперує і таким поняттям як е-паспорт:

е-паспорт – паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, оформленому засобами Реєстру, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності)

Формально можна прийняти на роботу за е-паспортом. Однак для правильного ведення кадрового та військового обліку слід отримати хоча б роздруківку, щоб, наприклад, долучити до Особової справи працівника. Деталі – тут.

Закордонний паспорт

Це не обов’язковий документ при працевлаштуванні.

Але у ситуаціях, коли внутрішній паспорт громадянина України тимчасово недоступний (наприклад, знаходиться на переоформленні, заміні або втрачений), закордонний паспорт може повноцінно замінити його при працевлаштуванні. Цей документ містить всю необхідну інформацію для ідентифікації особи: прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, фотографію та інші персональні дані.

При оформленні працівника за закордонним паспортом роботодавцю слід:

1. зробити копію всіх заповнених сторінок паспорта;
2. завірити копії належним чином;
3. внести всі необхідні дані до кадрової документації;
4. попросити працівника надати внутрішній паспорт після його отримання для оновлення особової справи.

Важливо розуміти, що використання закордонного паспорта при працевлаштуванні є цілком законним та не створює жодних перешкод для оформлення трудових відносин. Головне, щоб документ був дійсним на момент укладення трудового договору.

Інші документи, що посвідчують особу

Документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України та/або її спеціальний статус, визначені в ч. 1 ст. 13 Закону України від 20.11.2012 № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». Їх перелік чималий – див. нижче.

Увага! Не можна оформити на роботу за свідоцтвом про народження

Інформація про місце реєстрації / проживання

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний надати роботодавцю, серед інших обов’язкових документів, паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ст. 24 КЗпП).

Але паспорт може не містити інформації про місце реєстрації особи, наприклад, якщо це паспорт у вигляді ID-картки або е-паспорт. Також замість паспорта громадянин має право надати роботодавцю іншій документ, який посвідчує особу, з якого також не завжди можна дізнатися про місце реєстрації або місце фактичного проживання.

Як правило, в такому випадку надають Витяг з Реєстру територіальної громади.

Цікаво, що вимагати такий документ прямо забороняє ст. 25 КЗпП. Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, роботодавець не має права вимагати її надати. Фахівці Держпраці також наголошували на цьому.

Однак і відмовити у працевлаштуванні не має підстав. Як вести кадровий та військовий облік в такій ситуації, розповідали тут.

Довідка ВПО

Формально вимагати таку довідку прямо заборонено ст. 25 КЗпП.

Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, зокрема, довідку ВПО, то роботодавець не має права її вимагати й це не є підставою для відмови у працевлаштуванні. Більше про це – тут.

Однак без інформації про місце реєстрації важко вести кадровий та військовий облік, тому не наполягаємо, але пояснюємо та обґрунтовуємо, для чого нам потрібна така інформація.

Зокрема, надання такої довідки дозволяє роботодавцю:

1. не встановлювати випробування за мирного часу (ч. 3 ст. 26 КЗпП);
2. отримати компенсацію витрат на оплату праці за кожну працевлаштовану особу з числа внутрішньо переміщених осіб відповідно до Порядку надання роботодавцю компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану в Україні, затвердженому постановою КМУ від 20.03.2022 №331.

Щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів див. нижче розділ Військово-облікові документи.

«Ідентифікаційний код» або довідка про присвоєння РНОКПП

Довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) не зазначена в ч. 2 ст. 24 КЗпП.

Водночас фізособи зобов'язані подавати юридичним та фізичним особам, які виплачують їм доходи, інформацію про реєстраційний номер облікової картки на підставі пп. 70.12.1 Податкового кодексу України.

У якому саме вигляді має бути надана така інформація, законодавство не встановлює.

Тож, якщо у працівника ID-картка, на якій вже вказано номер облікової картки платника податків, то цілком достатньо копії такого паспорта: копію довідки про присвоєння РНОКПП можна не вимагати.

Якщо ж у кандидата на посаду «паспорт-книжечка», то слід отримати копію довідки про присвоєння РНОКПП.

Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номера облікової картки платника податків, такій особі потрібно, подати копію сторінки паспорта з відміткою про таку відмову.

Трудова книжка або Відомості про трудову діяльність

Одним з документів, який обов’язково надається при працевлаштуванні, є:

1. трудова книжка (за наявності);

або

1. Відомості про трудову діяльність.

Зауважте, що надається один із зазначених документів. При чому визначено, що той чи інший документ кандидат зобов’язаний надати, а не роботодавець зобов’язаний вимагати. Тобто роботодавець «працює» з тим документом, який надав кандидат на посаду.

Детально подання цих документів розглядали тут (абсолютно всі варіанти!).

Нагадуємо, що трудову книжку не приймаємо на зберігання навіть на заявою. Сканувати трудову книжку при працевлаштуванні не обов’язково, так само як і з’ясовувати, чи оцифрував трудову книжку попередній роботодавець.

Довідки ОК-5 та ОК-7

Довідки ОК-5 чи ОК-7 не обов’язкові документи.

Водночас подекуди такі довідки можуть бути корисні для роботодавця. Наприклад, для визначення стажу для оплати лікарняних, для підтвердження факту, що інший з батьків не користувався правом на соцвідпустку на дітей тощо. Тому можна попросити надати такі довідки й пояснити, для чого це потрібно. Відмова працівника – не є підставою для непрацевлаштування і не створює жодних негативних наслідків для нього.

Атестат, диплом про вищу освіту

Кандидат на роботу має відповідати кваліфікаційним вимогам, вказаним у посадовій (робочій) інструкції. Своєю чергою, кваліфікаційні вимоги визначаються на підставі відповідного Довідника кваліфікаційних характеристик професії або професійного стандарту.

Отже, Ви можете при укладенні трудового договору вимагати подання лише того документа про освіту, який є необхідним для виконання працівником подальшої роботи. Якщо необхідно підтвердити наявність вищої освіти, то достатньо диплому. В такому випадку атестат зі школи вимагати не потрібно.

Водночас для працівників робітничих професій обов’язковим може бути надання саме атестата або свідоцтва як підтвердження базової загальної середньої освіти або початкової загальної освіти тощо.

Наприклад, якщо приймаємо на роботу лікаря, то диплом про вищу медичну освіту буде обов’язковим. А от щоб прийняти на роботу прибиральницю виробничих приміщень, диплом не вимагається.

Дозволи, посвідчення, сертифікати

В ч. 2 ст. 24 КЗпП зазначено, що у випадках, визначених законодавством, можуть надаватися і «інші документи».

Так, в певних випадках кандидат на посаду має підтвердити кваліфікацію чи категорію. Зокрема, при працевлаштуванні на посаду водія необхідне посвідчення водія. А для електрика потрібні посвідчення «з рівнем допуску» (група електробезпеки).

Наприклад, для посад держслужби вимагається державний сертифікат про рівень володіння державною мовою. Також може бути потрібне підтвердження навичок роботи на конкретному устаткуванні, з конкретними програмами тощо.

Документи, що підтверджують інвалідність

Особи з інвалідністю мають право на додаткові пільги та трудові гарантії. Щоб працівник мав на них право, необхідно підтвердити «інвалідний статус».

Для цього додатково слід отримати:

1. копію пенсійного посвідчення по інвалідності;
2. копію довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, виданої до 01.01.2025 (якщо, наприклад, видана пожиттєво) разом із копією Індивідуальної програми реабілітації інваліда;

або

1. оригінал Витягу з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (ЕКОПФО) в паперовій формі або Витяг в електронній формі з електронною печаткою МОЗ. Найзручнішим варіантом є електронний Витяг у форматі PDF, справжність якого можна перевірити через державні сервіси. Як отримати електронний Витяг розповідали тут;
2. рекомендації ЕКОПФО, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю.

Коли надається довідка МСЕК, а коли Витяг, читайте тут.

Крім того, роботодавці зобов’язані виконувати норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю та мають право застосовувати пільгову ставку ЄСВ (8,41%), але це також можливо тільки в разі підтвердження інвалідності. Ба більше ЄСВ у зменшеному розмірі (8,41%) слід застосовувати лише починаючи з того місяця, коли було надано документи щодо підтвердження інвалідності (деталі – тут).

Водночас такі документи надаються добровільно. Більше про працевлаштування осіб з інвалідністю розповідали тут.

Довідка про попередній медогляд

Під час прийняття на роботу осіб, які належать до категорій, визначених в п. 2 р. І Порядку організації та проведення обов'язкових медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом МОЗ від 08.09.2025 №1393, роботодавець надає особі направлення на обов'язковий медогляд за формою, наведеною в додатку 3.

За результатами попереднього медогляду працівник отримує:

1. оформлене комісією медичного закладу направлення з висновком щодо професійної придатності;
2. довідку за формою №025-9/о (нову форму довідки та інструкції щодо її заповнення також затверджено наказом №1393).

Направлення працівник повертає роботодавцю, а довідку надає лікарю первинної медичної допомоги, з яким він уклав декларацію.

Більше інформації про попередній медогляд – тут.

Військово-облікові документи

Обов’язковий документ для військовозобов’язаного, призовника чи резервіста. Таких осіб можна прийняти на роботу виключно у разі наявності та подання військово-облікового документу (ст. 24 КЗпП).

Зокрема, це електронний ВОД, який кандидат на посаду пред’являє у «Резерв+» або «Дії», а також надає для роботи його роздруківку. Як отримати роздруківку з «Резерв+» пояснювали покроково тут, а у «Дії» – тут.

Також може бути наданий паперовий військово-обліковий документ на бланку.

Увага! Паперовий та електронний ВОД, а також його роздруківка, що має доступний для зчитування QR-код, мають однакову юридичну силу, але лише за умови однакової інформації у них

Про прийняття на роботу з проблемними ВОД розповідали тут. Обов’язково ознайомтеся, щоб знати, чи можна приймати на роботу з «червоною стрічкою», порушенням чи «розшуком».

Зауважте: військовозобов’язаних жінок вимога про надання ВОД теж стосується. Про військовий облік жінок – тут.

Автобіографія

Автобіографія – це інформаційно-аналітичний документ, у якому особа описує своє життя та трудову діяльність. Про складання автобіографії детально говорили на мінікурсі.

Згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, автобіографія входить до переліку матеріалів, що формують особову справу працівника. Виходить, що автобіографія обов'язкова для тих працівників, на яких заводять особову справу (детально – тут).

У загальному випадку – це не обов’язковий документ. Якщо працівник відмовиться писати автобіографію, жодних штрафних санкцій чи інших видів відповідальності для роботодавця за це не передбачено. Але не виключено що при прийомі на певні посади (де відбувається ретельна перевірка усіх відомостей про працівника) такому працівникові можуть відмовити у працевлаштуванні.

Письмова згода на обробку персональних даних

Такий документ не подається.

В п. 5 ст. 6 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» встановлено, що обробку персональних даних проводять, зокрема, у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.

Уповноважений ВРУ з прав людини зазначав, що при реалізації права на працю обробку персональних даних здійснюють відповідно до КЗпП та інших нормативно-правових актів, трудового договору, а не на підставі окремої згоди на обробку персональних даних. Тому гарантоване законом право особи на працю не може залежати від надання особою згоди на обробку персональних даних, а особа не може бути примушена роботодавцем до надання такої згоди.

Тобто, якщо працівника просто приймають на роботу, подавати згоду на обробку даних не потрібно. Більше інформації – на мінікурсі.

Свідоцтво про народження дітей

Не обов’язковий документ при працевлаштуванні.

Копія свідоцтва про народження дитини/дітей подається лише у випадках, коли працівник/працівниця офіційно визнані батьком /матір’ю та мають право на відповідні пільги, гарантії, податкову соціальну пільгу чи додаткову соціальну відпустку на дітей згідно з чинним законодавством.

Графік роботи за основним місцем роботи (від сумісника)

Роботодавець за сумісництвом не має права вимагати таку інформацію на підставі ст. 25 КЗпП.

При працевлаштуванні роботодавець та працівник узгоджують режим роботи за сумісництвом з урахуванням графіку роботи за основним місцем. Але надавати будь-яку довідку з основного місця роботи сумісник не зобов’язаний. Тут вся відповідальність щодо явки на роботу та її виконання у встановлений час лежить на працівникові.

Довідка про режим навчання (від студента)

Для визначення можливості працювати за графіком та уникнення конфлікту з навчальним процесом студент може надати довідку з навчального закладу, але законодавством цього не передбачено. Це відповідальність працівника поєднувати роботу і навчання. Вимагати таку довідку не можна.

Заява від працівника

Заява про прийняття на роботу – це документ, який свідчить про волевиявлення особи бути прийнятою на роботу (посаду) на певних умовах.

Якщо трудовий договір оформлюється у так званій «усній» формі (коли немає окремого документа з назвою «Трудовий договір»), заява від працівника обов’язкова. Заява та наказ про прийняття на роботу виконують роль трудового договору.

Якщо ж укладається письмовий трудовий договір, то заяву писати не обов'язково. Оскільки на трудовому договорі буде підпис особи, цього буде достатньо для того, щоб підтвердити її волевиявлення. У наказі у такому випадку посилаємося на трудовий договір.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Мінікурси на тему:

Чи приймати на роботу з проблемним ВОД, без VIN-коду & «Резерв+» з червоною стрічкою

Згода працівників на обробку персональних даних і зобов’язання про їх нерозголошення: чи повинен вимагати роботодавець

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Статті та консультації на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

Чи замінює довідка ОК-5 трудову книжку при працевлаштуванні

Чи можна прийняти на роботу працівників без ВЛК

Прийом на роботу іноземця

Прийняття на посаду без відповідної освіти: коли це можливо