Підтвердження інвалідності для ставки ЄСВ 8,41%: довідка МСЕК чи витяг експертної команди

1. Які документи потрібні для прийняття на роботу особи з інвалідністю в 2025 році
2. Коли на підтвердження інвалідності можна брати довідку МСЕК
3. У якому вигляді слід отримати у працівника Витяг із рішення експертної команди
4. Висновки

Які документи потрібні для прийняття на роботу особи з інвалідністю в 2025 році

Для оформлення працівника з інвалідністю у 2025 році роботодавець має зібрати як стандартний пакет документів, так і спеціальні. До основного пакету входять:

1. копія паспорта;
2. копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності);
3. документ про освіту (за потреби);
4. документи про стан здоров’я;
5. трудова книжка (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
6. військово-обліковий документ (якщо йдеться про військовозобов’язану особу).

Додатково, особа з інвалідністю повинна надати документи, що підтверджують статус особи з інвалідністю:

Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо

Додатково, особа з інвалідністю повинна (це й у її інтересах також) надати документи, що підтверджують статус особи з інвалідністю:

1. Копію посвідчення, де вказано групу та причину інвалідності.

2. Копію довідки до акта огляду МСЕК про встановлення групи інвалідності, виданої до 01.01.2025 (далі – довідка МСЕК) разом із копією Індивідуальної програми реабілітації інваліда (далі – ІПР).

АБО

2. Належним чином засвідчений Витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності (далі – Витяг). ІПР у такому разі буде у складі Витягу.

Ці документи потрібні як для належного обліку таких працівників, так і для підтвердження права на пільги (зокрема застосування пільгової ставки для нарахування ЄСВ), та для зарахування працівника у виконання нормативу із працевлаштування осіб з інвалідністю.

Докладно про те для чого потрібні такі документи ми розповідали у статті за посиланням.

Та перейдемо до двох ключових запитань.

Коли на підтвердження інвалідності можна брати довідку МСЕК

Як ми вже сказали, на підтвердження інвалідності роботодавець і надалі може отримати від працівника копію довідки МСЕК, виданої до 1 січня 2025 року.

Утім роботодавцям після 1 липня 2025 слід тут бути обережними. Копія довідки МСЕК може використовуватися лише у двох випадках. А саме, якщо:

1. Інвалідність встановлена безстроково.
2. Довідка МСЕК видана до 1 січня 2025 року та залишається чинною до наступного оцінювання експертною командою. Наприклад, якщо інвалідність встановлено до 1 вересня 2025 року, то до цієї дати така довідка МСЕК залишається чинною. А вже з 1 жовтня працівнику необхідно пройти оцінювання експертною командою.

Та тут є нюанс із завірянням копії довідки. Раніше в Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну України від 20.04.2015 № 449 (далі – Інструкція № 449) йшлося про те що підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є завірена копія довідки МСЕК. А завірення копії довідки здійснюється безпосередньо платниками ЄСВ. Наразі останнього речення у Інструкції № 449 немає. Утім ми переконані що із виданими довідками МСЕК й надалі варто діяти так, як це було до червневих змін до Інструкції № 449. Тобто просимо працівника надати оригінал, робимо з нього копію та ставимо напис «Згідно з оригіналом», поставити дату, підписати та зареєструвати.

У якому вигляді слід отримати у працівника Витяг із рішення експертної команди

Форму витягу з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи затверджено наказом МОЗ України від 10.12.2024 №2067 (далі – наказ №2067).

Як з 20.06.2025 зазначено в Інструкції № 449 підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений Витяг із рішення експертної команди.

Щодо цього належного засвідчення виникало чимало запитань. Відповідне роз’яснення з’явилося у листі ДПС від 04.07.2025 №722/2/99-00-24-03-01-02, яке наразі також міститься у базі ЗІР.

Згідно із ним Витяг, засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я України (далі – МОЗ), є таким, що вважається засвідченим належним чином.

Тут варто пригадати, що Витяг працівник може надати роботодавцю у двох форматах:

1. У вигляді файлу PDF, який засвідчується електронною печаткою МОЗ.

Цей файл можна або переслати електронною поштою, або роздрукувати (немає значення у кольорі або в чорно-білому вигляді).

Справжність підпису наданого в електронній формі Витягу перевіряємо за допомогою державних сервісів перевірки:

1. Дія;
2. Міністерство цифрової трансформації України.

Завантаживши на сервіс перевірки відповідний файл ви одержите протокол перевірки, який слугуватиме додатковим підтвердженням, що Витяг дійсно підписано МОЗ.

З роз’яснення податківців слідує що не йдеться про обов’язкову процедуру перевірки Витягу. Та наша вам порада:

не пошкодуйте 2 хвилини часу на перевірку, щоб не виникало додаткових питань під час перевірки податковою сплати ЄСВ

2. У паперовому вигляді

Як зазначено у пп. 4 п. 2 наказу № 2067 Витяг та рекомендації, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю можуть бути видані в паперовій формі на вимогу особи, щодо якої проведено оцінювання.

У такому разі Витяг буде засвідчений підписом особи, яка його створила з рішення експертної команди, та печаткою (за наявності) закладу охорони здоров’я, в якому працює особа, яка сформувала витяг з рішення.

Виходить, що в цьому разі працівникові з інвалідністю потрібно подати роботодавцю оригінал витягу, «з мокрою» печаткою.

Але що робити, коли роботодавців декілька? Чи можна завіряти паперовий Витяг на рівні підприємства аналогічно, як це робили з довідкою МСЕК?

За логікою мав би бути ідентичний підхід, як і до копіювання довідки МСЕК (її свого часу отримували виключно у паперовому вигляді). Та податківці у своїх роз’ясненнях поки що уникають надання такої поради.

Тому набагато простіше у подібних випадках працівникові подбати про одержання Витягу саме у PDF-форматі. Адже це позбавить необхідності щоразу звертатися про виготовлення оригіналу Витягу до медзакладу. Витяг в електронній формі можна буде надіслати хоч 10 роботодавцям.

Висновки

Оформлення працівника з інвалідністю у 2025 році вимагає як стандартного пакету документів, так і спеціальних документів, які підтверджують інвалідність. Для застосування пільгової ставки ЄСВ важливо слідкувати за чинністю документів і правильністю їх засвідчення. У багатьох випадках замість довідки МСЕК має бути надано Витяг із рішення експертної команди. Працівник може подавати або оригінал витягу в паперовій формі, або Витяг в електронній формі з електронною печаткою МОЗ. Найзручнішим варіантом і для працівника і для роботодавця наразі є електронний формат Витягу у PDF, справжність якого легко перевірити за допомогою державних сервісів.

Джерело: kadroland

Статті на тему:

Cкасування інвалідності, зменшення групи: що робити роботодавцю

Мінікурс на тему:

Оформлення на роботу осіб з інвалідністю у 2025 році: документи та алгоритм дій