Як передати сканкопію трудової книжки мобілізованого працівника

Працівник мобілізований, але його трудова книжка зберігається на підприємстві. Хотіли передати сканкопії трудової на портал ПФУ, але отримали повідомлення, що особа не перебуває у трудових відносинах. Що роботи у такому випадку?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Можуть виникати ситуації, коли страхувальник не може передати сканкопії трудових книжок працівників, які перебувають із ним у трудових відносинах.


Зокрема, це стосується мобілізованих, працівників чи працівниць, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3 (6) років, тощо.

Є питання щодо сканування та оцифрування трудової книжки? Запрошуємо пройти курс Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Під час мобілізації трудові відносини з працівником не припиняються, але він увільняється від роботи на час проходження військової служби зі збереженням низки трудових гарантій (ч. 3 ст. 119 КЗпП).


Зауважимо, що на портал ПФУ (до Реєстру застрахованих осіб) дані «підтягуються» із Податкового розрахунку (зокрема, додаток Д1, Д4 та Д5).


Зокрема, щодо мобілізованого в Додатку Д1 в графі 14 слід вказувати кількість календарних днів перебування у трудових відносинах.


Водночас, якщо за останній податковий період (наразі це місяць) не подано відомостей про нарахування/виплату зарплати та нарахування/сплату ЄСВ, то система автоматично «вважає», що людина не працює, і зв’язок «Роботодавець-Працівник» розривається. Відповідно роботодавець втрачає доступ до даних мобілізованого працівника і не може передати сканкопію трудової книжки чи оцифрувати її.


На жаль, наразі немає настанов від ПФУ, що робити з трудовими книжками таких працівників. Чекаємо на офіційні роз’яснення.


До речі, саме тому в разі мобілізації вашого працівника ми радимо передати сканкопії трудової книжки чи оцифрувати її до завершення місяця, в якому відбулася мобілізація. Водночас нагадуємо, що це не є прямим обов’язком роботодавця.


👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Відеокурс на тему:


Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0


Мінікурси:


Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити


Статті та матеріали на тему:


Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань


ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇