1. На практиці...
2. Заява через е-документообіг
3. Фото- чи сканкопія заяви через месенджер
4. Заява в повідомленні
5. Спосіб, який «не можна називати»

На практиці...

Ми чудово знаємо, як буває «на практиці». Працівник пише смс або телефонує безпосередньому керівнику, пояснює причини, просить терміново надати відпустку «від завтра», а іноді навіть «від сьогодні». Керівник дає «добро», працівник йде у відпустку, заява та наказ видаються отим забороненим «заднім числом». А ще, якщо відпустка оплачувана, в отій заяві обов’язково пишеться:

... прошу виплатити відпускні в найближчий день виплати зарплати....

І чомусь всі сторони вважають, що впоралися «на відмінно».

Не будемо заперечувати, що цей варіант практикується. Але запевняємо, що є не такі вже й складні, але легальні способи надання відпусток в стислі строки. Підстеліть соломинку сьогодні, щоб завтра не зв’язуватися з отими «задніми числами».

Заява через е-документообіг

Цей спосіб доступний, якщо на підприємстві запроваджено систему електронного документообігу: Dubidoc, «Птах», «Вчасно EDI», teams.microsoft та інші корпоративні платформи, якими користується підприємство.

Що потрібно?

У роботодавця має бути:

1. Наказ про впровадження кадрового електронного документообігу
2. Положення про електронний документообіг ТОВ
3. Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Працівник повинен мати електронний цифровий підпис. Отримати його дуже легко, наприклад, за допомогою деяких банків чи в «Дії».

Окрім того, роботодавець і працівник мають «домовитися» використовувати засоби електронного документообігу. Наприклад, через Додаткову угоду до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами.

В такому випадку працівник набирає заяву, підписує спеціальним чином, відправляє підписану заяву роботодавцю. Якщо користуєтеся сервісом вперше, можливо, доведеться подивитися відео-інструкцію.

Сервіси працюють цілодобово, тому подати заяву можна в будь-який час.

Не забувайте, що подання заяви – це ще не гарантія надання відпустки. Адже в деяких випадках роботодавець може відмовити у наданні відпустки. Тож ліпше попередньо узгодити надання відпустки.

Крім того, якщо автор не отримав підтвердження про факт одержання електронного документа, вважається, що його не одержано адресатом. Цей момент підтверджує судова практика. Приклад з постанови Верховного Суду від 21.12.2022 у справі № 299/2706/20 розбирали тут. Тож краще дочекатися «зворотного зв’язку» або зв’язатися з кадровою службою в робочий час.

Розуміємо, що цей спосіб може бути «не для всіх», тому пропонуємо наступний.

Фото- чи сканкопія заяви через месенджер

Найбільш популярний спосіб подання онлайн-заяв ще з часів карантину.

Все просто:

1. Працівник пише заяву від руки або набирає, роздруковує і власноруч проставляє дату та підпис.
2. Робить фото (або сканує) і надсилає роботодавцю заяву на електронну пошту чи месенджер.

Що тут слід врахувати?

По-перше, у роботодавця повинні бути:

1. Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником
2. Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

По-друге, такий спосіб обміну документами має бути узгоджений між працівником та роботодавцем. Зокрема, роботодавець має видати Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником. Працівник має бути ознайомлений з таким наказом під підпис.

По-третє, надсилати фото- чи сканкопію заяви слід на визначений в наказі месенджер, а не на номер безпосереднього керівника, кадровика, бухгалтера чи, боронь Боже, генерального директора! Ви ж пам’ятаєте, що ми говоримо про надсилання заяви у вихідні?

«Альтернативними» можуть бути визначені:

1. електронна пошта – корпоративна, приватна;
2. Viber, Telegram, WhatsApp та інші месенджери;
3. Facebook, Instagram та інші соціальні мережі;

До речі, якщо всі попередні пункти виконано, то переписувати заяву в майбутньому не потрібно (про це говорили тут). Достатньо роздрукувати надіслану фото- чи сканкопію і саме її долучати до справи для зберігання. Хоча, звісно, ніхто не забороняє згодом долучити оригінал вже після виходу з відпустки.

Тут також пам’ятаємо, що надіслана заява – ще не гарантія початку відпустки. Дочекайтеся «зеленого світла» у вигляді надісланого наказу. А от як підписати такий наказ – поговоримо окремо.

Заява в повідомленні

Це «різновид» альтернативних способів комунікації. Якщо в наказі встановлено, що подання заяви може відбуватися через повідомлення на електронку чи на месенджер. Як правило, виглядає приблизно отак:

Тут також пам’ятаємо, що цей спосіб має бути зафіксовано в наказі. Надсилати повідомлення слід на визначену електронну пошту або месенджер.

Якщо сторони не домовилися про такий спосіб комунікації, то роботодавець може проігнорувати прохання, надіслане на месенджер, і табелювати працівника як відсутнього із нез'ясованих причин.

І хоча нам такий спосіб не дуже до вподоби, а все-таки, розуміємо, що ситуації можуть бути різні.

Тому в такому повідомленні радимо зазначити:

1. ПІП працівника, посаду;
2. вид відпустки (щорічну основну, неоплачувану);
3. дату початку;
4. тривалість.

А ось тут радили б зафіксувати: «Письмову заяву зобов’язуюся надати (надіслати поштою) не пізніше…». Адже кадровику слід зареєструвати заяву і долучити до справи.

До речі, дуууже детально про обмін заявами та наказами через месенджери ми говорили тут.

Спосіб, який «не можна називати»

Повернемося до практики написання заяви «потім». Якщо вже і погоджуєтесь на такий варіант, то юристи з трудового права та адвокати-практики рекомендують отримати від працівника аудіо- або відео-повідомлення з проханням надати оплачувану чи неоплачувану відпустку. Обов’язково має фігурувати дата початку та тривалість відпустки. А в разі надання оплачуваної відпустки краще, щоб і про відпускні «в найближчий день зарплати» також прозвучало. Та й... про «заяву зобов’язуюся надати в перший робочий день після відпустки»... теж.

Це такий-сякий захист для роботодавця, бо підтверджує волевиявлення працівника.

Але краще, користуйтеся легальними способами! Це, правда, легше, ніж судитися чи відбиватися від штрафів.

Світила знаннями, зігрівала досвідом і заряджала гумором

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Наказ про впровадження кадрового електронного документообігу

Положення про електронний документообіг ТОВ

Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Статті та консультації на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Ознайомлення працівників з кадровими документами

Чи переписувати заяви, подані через месенджер

Заява через вайбер: роздрукувати чи переписати