Як врятуватися від паперового хаосу? Перейти на Dubidoc 🔥

1. Типові будні кадровика та HR-менеджера влітку
2. Традиційні ЕДО – не вихід
3. Як зекономити час і нерви кадровику та HR-менеджеру? Обрати справжній ЕДО – Dubidoc 👌
4. Висновки

Типові будні кадровика та HR-менеджера влітку

1. Потрібен підпис директора, а він у відпустці ще й без ноутбука. Класичне ЕДО незручне для керівника: потрібен комп’ютер, на смартфоні застосунок ЕДО не встановив (або в ЕДО відсутній застосунок), а пароль від облікового запису забув. У результаті документи стоять на паузі, бо фізично підписати немає змоги.
2. Кандидат прийняв пропозицію, але договір не підписано. Офер прийнято, а з NDA або трудовим договором – затримка. Пошукач не хоче реєструватися в ЕДО, бо там просять ввести особисті дані, губиться в інтерфейсі, відкладає підписання. Весь процес виходу на роботу зависає.
3. Замкнене коло рутини. Заява на відпустку, наказ про прийом на роботу, переведення в інший відділ – наче прості речі. Але в тисячний раз треба проходити один і той самий шлях: відкрити шаблон → вставити ім’я та дату → зберегти → надіслати → перевірити заповнення. І так для кожної заяви. А якщо їх 100?
4. Кадрові документи губляться між відділами. Паперовий екземпляр наказу на переведення – десь вдома у коліжанки, яка на морі. Електронна версія є, але незрозуміло в кого. Скани лікарняних – розкидані по різним текам на комп’ютері співробітника. З такою ситуацією документообігу – суцільний хаос і затримки.
5. Заяви на відпустку – хто куди тільки не надсилає. Фото в месенджері, листи на імейл, паперові версії з рук у руки… Хтось складає неправильну заяву чи вказує некоректні дані. Кадровик щотижня збирає та зводить десятки різних заяв.
6. Сканування, друк, пересилання – знову і знову. Пів години згадували й шукали потрібний ЄДРПОУ, та все ж склали договір у Word й роздрукували. Людмила Артемівна підписала – відсканували, надіслали Миколі Івановичу на підпис, але документ у нього «застряг» на пару годин. Зрештою підписали, однак виявили помилку і все пішло по колу... На оформлення одного документу витрачаються години часу й сотні метрів нервів.

Інколи здається, що такі замкнені кола – назавжди 😢

Який є вихід? Перехід на сучасний, легкий та швидкий електронний документообіг (ЕДО)! Але класичний варіант працює неідеально, і нижче ми пояснюємо, чому.

Традиційні ЕДО – не вихід

Попри обіцянки зекономити час і автоматизувати документообіг, класичні системи електронного документообігу створюють нові труднощі, а не вирішують старі. Ось чому дедалі більше компаній шукають альтернативу.

1. Обов’язкова реєстрація контрагента

Співпраця у традиційному ЕДО починається з бюрократії. Контрагент має зареєструватися, ввівши свої особисті дані, витратити час на вигадування та запам’ятовування пароля – багато підписань зриваються тільки на цьому етапі. А якщо кожен контрагент користується різними ЕДО, скільки нових акаунтів треба створити та скільки нових програм потрібно опанувати, щоб поставити один простий підпис?

2. Високі тарифи

Класичні ЕДО мають високу ціну та сильно урізані можливості, причому часто оплата тарифу можлива лише на рік – без помісячного варіанту. Це незручно для малих бізнесів або компаній із сезонною активністю, бо ускладнює планування витрат і змушує переплачувати навіть тих, хто не використовує сервіс регулярно, але хоче мати доступ до всіх корисних функцій.

3. Складний функціонал і довгий період адаптації

Застарілі інтерфейси, заплутані дії та довготривале навчання. Замість пришвидшення процесів – гальмування. Користувачам важко зрозуміти, що й де натискати, особливо якщо часу обмаль і треба підписати якомога швидше.

4. Обмеження на перегляд документів

У класичних ЕДО ви можете переглянути лише певну кількість документів. Це створює додаткові ризики та витрати на архівування, бо доводиться дублювати документи на своєму комп’ютері або в хмарі.

5. Ліміт на кількість співробітників

У багатьох сервісах є обмеження: лише N кількість співробітників можуть працювати з ЕДО. Для зростаючих команд це перетворюється на головний біль і зайву логістику та витрати.

6. Складність інтеграції

Більшість традиційних ЕДО – повільні та негнучкі. Якщо вам потрібно реалізувати нову функцію або налаштувати обмін з CRM / сайтом / іншою системою, на це можуть піти тижні кропіткої роботи для розробників.

Як зекономити час і нерви кадровику та HR-менеджеру? Обрати справжній ЕДО – Dubidoc 👌

Dubidoc – це сучасна альтернатива незрозумілим, громіздким і дорогим системам електронного документообігу. Тут усе створено для того, щоб працювати швидко, просто й без зайвого стресу – рівно так, як мають працювати ЕДО. Ось як Dubidoc допомагає економити час і нерви щодня.

Без реєстрації для контрагентів

Іншій стороні не треба реєструватися в сервісі, щоб підписати документ. Ваш контрагент отримує документ – в месенджері або на пошту, – переходить за посиланням і ставить підпис за допомогою Дія.Підпис, SmartID або ЕЦП (КЕП). Ніяких номерів телефонів, пошт чи інших особистих даних, без скачування застосунків – нічого зайвого.

Інтерактивні поля та шаблони

Додавайте інтерактивні поля в документи для динамічного заповнення потрібних даних кожною зі сторін. Також формуйте на їхній основі інтерактивні шаблони – або використовуйте колекцію вже готових.

Відправляйте інтерактивні документи на е-пошту, посиланням у месенджер або у вигляді QR-коду і отримуйте заповнені та підписані угоди від іншої сторони. Мінімум дій для заповнювачів, максимум зручності для вас.

Архів із папками

Відсортуйте документи в зручні папки. Все під рукою, нічого не губиться, і найголовніше – жодних обмежень на кількість останніх документів, які можна переглянути і термін їх зберігання. Документи не зникають через рік і не блокуються через «перевищений ліміт», а ще – їх більше не треба буде шукати всім інтернетом і в теках «Завантаження» на комп’ютерах ваших колег.

Погодження документів

Налаштовуйте маршрути погодження, призначайте ролі: хто підписує, хто погоджує, а хто просто переглядає – і в якому порядку. Човниковий біг із документом від одного до іншого тепер в минулому.

Коментарі прямо в документі

Більше не доведеться збирати уточнення в телеграмі, на онлайн зустрічах у Zoom та в особистому спілкуванні біля кабінету. У Dubidoc ви з контрагентами можете додавати коментарі прямо в документ, обговорювати зміни в режимі реального часу – як у звичайному чаті.

Необмежена кількість співробітників

Додавайте до акаунта вашої організації стільки співробітників, скільки потрібно, без додаткових доплат. Це особливо зручно для зростаючих команд.

База контрагентів

Більше не треба згадувати імейли, ЄДРПОУ та решту даних іншої сторони. Зберігайте контрагентів і колег як контакти, швидко їх знаходьте та надсилайте документи в два кліки.

Зручні інтеграції під ваші бізнес-потреби

Хочете використовувати Dubidoc у вашій системі / інтерфейсі / сайті тощо? Сервіс можна вбудувати у вашу інтернет-сторінку через готовий віджет за 15-30 хвилин, а складніший функціонал – додати окремо за допомогою API.

100 вихідних документів на місяць

Відправляйте до 100 документів/міс на підпис. Потрібно більше? З легкістю докуповуйте, коли потрібно і скільки потрібно – всього 2.40 грн/документ.

Інші корисні функції

А також Dubidoc дає доступ до інших зручних можливостей, як-от: масовий шерінг, доступ за QR-кодом, публічне посилання з терміном дії, електронно-чорнильний підпис, зручні мітки тощо.

Прозора ціна без підводних каменів

Тариф «Premium» коштує лише 594 грн/міс. з організації, незалежно від кількості працівників, які зареєстровані в ній. За цю вартість ви отримуєте повний доступ до всього функціоналу Dubidoc, без додаткової доплати за нові функції. Оплачуйте тариф як вам зручно, в тому числі – помісячно. Ніяких обов’язкових оплат на рік вперед.

Ваш документообіг не такий масштабний і ви відправляєте до 10 документів на підпис на місяць? Можете обрати безкоштовний план, хоча ми рекомендуємо тариф «Premium» – саме він дає доступ до всього функціоналу.

🎁 Перші 14 днів – безкоштовно

Спробуйте Dubidoc прямо зараз! Два тижні безкоштовної роботи з тарифом Premium – щоб ви переконались у простоті й ефективності сервісу на власному досвіді.

Висновки

Літо – як і інша пора року – не вирок для HR-менеджерів та кадровиків, якщо замість паперової тяганини та громіздких систем ЕДО обрати Dubidoc. Це сучасний сервіс електронного документообігу, який прибирає бюрократію, спрощує підписання, дає повну гнучкість у роботі та економить час щодня.

Долучайтеся до щасливих користувачів Dubidoc – користуйтеся справжнім сервісом ЕДО.

Джерело: Dubidoc