
Діловодство
24.02.2026
Скан‑копії отримають юридичну силу без паперових оригіналів: законопроєкт №14414‑1
Зареєстрований у Верховній Раді законопроєкт №14414-1 пропонує надати юридичну силу електронним документам, включно зі сканами паперових носіїв, та дозволити їх повноцінне зберігання в цифровому вигляді. Це спростить документообіг, зменшить ризики втрати документів і наблизить Україну до стандартів ЄС

У ВРУ зареєстровано законопроєкт від 20.02.2026 №14414-1 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу» (далі – законопроєкт №14414-1), який є альтернативним до законопроєкту №14414, про який ми розповідали тут.
Метою альтернативного законопроєкту №14414-1 є створення сучасної правової бази для функціонування структурованих та неструктурованих електронних документів з впровадженням їх повноцінного зберігання без обов’язкового перетворення у паперову форму, що забезпечить повноцінну автоматизацію документообігу, гармонізацію з європейськими стандартами та усунення адміністративних бар'єрів для цифрової трансформації економіки України.
Як пояснюють ініціатори альтернативного документа, попри те, що постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» встановлено електронну форму діловодства як основну для державних органів та органів місцевого самоврядування, практична реалізація цього підходу обмежена низкою законодавчих прогалин.
Так для багатьох категорій документів – зокрема тих, що мають постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання – закон усе ще вимагає створення засвідчених паперових копій навіть у випадку існування оригіналів в електронній формі. Це унеможливлює повноцінний перехід до електронного архівування та веде до накопичення значних обсягів паперових носіїв.
Проблема особливо загострюється у приватному секторі, де підприємства, установи та організації змушені десятиліттями зберігати великі масиви паперової документації: документи поточного діловодства, документи з кадрових питань тощо.
У багатьох випадках така документація існує в єдиному екземплярі, що підвищує ризики її втрати або пошкодження. В умовах повномасштабної військової агресії російської федерації ці ризики набувають критичного значення. Часті обстріли, неможливість забезпечити зберігання паперових документів у належних захисних спорудах, а також те, що значна частина відомостей, зафіксованих у старих документах, уже дублюється сучасними державними реєстрами, ставлять під сумнів доцільність подальшого збереження таких документів виключно на паперових носіях.
Електронні копії (скан-копії чи фотокопії), навпаки, можуть зберігатися у кількох екземплярах на різних носіях та у різних місцях, забезпечуючи значно вищий рівень надійності.
Разом з тим чинне законодавство не визначає порядок створення електронних копій паперових документів приватними юридичними особами, не врегульовує їх правовий статус та не передбачає можливості їх використання з метою архівного зберігання. У результаті значна частина потенціалу цифровізації блокується саме нормативними обмеженнями, а не технічними можливостями.
Тому виникає об’єктивна необхідність законодавчого врегулювання механізму створення електронних копій паперових документів, визначення їх юридичного статусу та можливості їхнього подальшого зберігання в електронній формі.
Основні завдання законопроєкту №14414-1:
- запровадження правового визначення структурованих та неструктурованих електронних документів;
- визнання юридичної сили структурованих електронних документів без обов'язкової візуальної форми подання;
- визнання юридичної сили неструктурованих електронних документів, у тому числі створених шляхом оцифрування (сканування, фотографування) документа на папері;
- розширення можливостей використання електронних печаток юридичних осіб для засвідчення документів;
- запровадження альтернативних методів перевірки цілісності електронних документів, створених інформаційно-комунікаційними системами;
- впровадження можливості зберігати у електронній формі документи які було початково створено у паперовій формі,
- гармонізація національного законодавства з правом Європейського Союзу.
Джерело: ВРУ
Схожі публікації:
Експертні комісії юросіб більше не схвалюють документи: що змінилося
Як правильно засвідчити електронну копію документа: вимоги та порядок дій
Електронний документообіг по-європейськи: що змінить законопроєкт №14414
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Оплата праці
30.08.2026
Чи може цивільна дружина отримати зарплату та компенсацію за відпустку померлого працівника
Чи може цивільна дружина (офіційно не перебували у шлюбі) померлого працівника отримати компенсацію за невикористану відпустку та заробітну плату померлого? Які документи при цьому вона повинна надати?

Військовий облік
30.08.2026
Списки в Дії не збігаються зі списками за додатком 5: чи є це порушенням
Зробили в Дії запит на отримання відомостей із Реєстру «Оберіг». Навіть якщо не враховувати осіб, які не підлягають військовому обліку, отримані відомості все одно не збігаються зі списками за додатком 5. Адже у списках ми зберігаємо звільнених працівників до кінця року, а у відомостях із Дії їх немає. Що робити в такій ситуації?

Військовий облік
30.08.2026
Заброньованому прийшла повістка і розпорядження: як правильно відповісти ТЦК
Підприємство отримало розпорядження ТЦК про оповіщення заброньованого працівника та повістку для вручення йому. Чи потрібно вручати повістку, якщо працівник має чинне бронювання? Чи можна повідомити ТЦК про бронювання і не направляти працівника?

Відповідальність / Перевірки
29.08.2026
Перевірка ТЦК і відсутність офісу: що робити, якщо всі працюють онлайн
Наше підприємство включили до плану перевірок ТЦК на вересень. Проте в офісі давно ніхто не працює: усі працівники переведені на дистанційну роботу з міркувань безпеки. Як у такому разі проходитиме перевірка та що потрібно зробити підприємству?

Військовий облік
28.08.2026
Роздруківка з «Резерв+» замість супровідного листа: що подавати разом з додатком 4
У працівника в «Резерв+» відсутня інформація про проходження військової служби, бронювання та відстрочки. Чи можна не формувати супровідний лист до додатка 4, а просто додати роздруківку з QR-кодом?

Календар кадровика
28.08.2026
З 1 вересня: 11 важливих дат та інші зміни, про які має пам’ятати кадровик
З 1 вересня необхідно підняти зарплату заброньованим працівникам. Якщо ж критичність не було підтверджено, то це треба терміново відобразити в Списках військового обліку. Загалом ми нарахували 11 дедлайнів у вересні, за якими треба стежити кадровику, щоб не пропустити щось важливе і не наразитися на штрафи? Про це – у статті

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
Нові обмеження для ухилянтів та осіб у СЗЧ: які держпослуги можуть стати недоступними
В Україні обговорюють нові обмеження для ухилянтів і військовослужбовців, які самовільно залишили частину. Народний депутат Олександр Федієнко розповів, які державні та банківські послуги можуть стати для них недоступними

Умови праці
28.08.2026
Новий графік роботи з 01.09.2026: порядок дій і попередження працівників
Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Бронювання
28.08.2026
Коли роботодавець може анулювати бронювання працівника: рішення суду
Лікар оскаржив анулювання бронювання, посилаючись на те, що лікарня не втратила статусу критично важливого підприємства, а умови його праці не змінилися. Суд дійшов іншого висновку та пояснив, коли керівник критично важливого підприємства може анулювати бронювання працівника

Бронювання
28.08.2026
25-річного працівника можуть мобілізувати раніше, ніж роботодавець встигне оформити бронювання
День 25-річчя може стати критичним для працівника важливого підприємства: до цього дня його не можна забронювати через статус призовника, а після – вже можуть мобілізувати. Чому між зміною статусу та оформленням бронювання виникає небезпечне «вікно ризику»

Лікарняні / Страховий стаж
28.08.2026
Переведення з основного місця роботи на сумісництво без звільнення: як сформують лікарняний
У своєму листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо формування листків непрацездатності за основним місцем роботи та за сумісництвом, зокрема у разі зміни трудових відносин застрахованої особи

Відпустки неоплачувані
28.08.2026
Заява та наказ на відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами: зразки та шаблони
Працівник час від часу просить надати йому кілька днів відпустки без збереження зарплати. Чи можна так вчиняти? Скільки разів на рік можна надавати таку відпустку? Як усе оформити? До вашої уваги – відповіді на ці та інші запитання. І звісно ж ваші улюблені зразки та шаблони документів від нашого сервісу «Документ»

Інше
28.08.2026
Увага, фейковий Електронний реєстр апостилів: як не віддати шахраям свої дані
Мін’юст виявив вебресурс, який імітує офіційний Електронний реєстр апостилів та може використовуватися для введення громадян в оману і збору персональних даних. Як розпізнати фейковий сайт та де безпечно перевірити апостиль

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
У штатному розписі немає прізвищ працівників: чи може ТЦК оштрафувати за це
ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Перевірку завершили та повідомили, що акт надішлють пізніше. Чи можуть відсутність прізвищ у штатному розписі визнати порушенням і застосувати штраф?









