У ВРУ зареєстровано законопроєкт від 20.02.2026 №14414-1 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу» (далі – законопроєкт №14414-1), який є альтернативним до законопроєкту №14414, про який ми розповідали тут.
Метою альтернативного законопроєкту №14414-1 є створення сучасної правової бази для функціонування структурованих та неструктурованих електронних документів з впровадженням їх повноцінного зберігання без обов’язкового перетворення у паперову форму, що забезпечить повноцінну автоматизацію документообігу, гармонізацію з європейськими стандартами та усунення адміністративних бар'єрів для цифрової трансформації економіки України.
Як пояснюють ініціатори альтернативного документа, попри те, що постановою КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» встановлено електронну форму діловодства як основну для державних органів та органів місцевого самоврядування, практична реалізація цього підходу обмежена низкою законодавчих прогалин.
Так для багатьох категорій документів – зокрема тих, що мають постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання – закон усе ще вимагає створення засвідчених паперових копій навіть у випадку існування оригіналів в електронній формі. Це унеможливлює повноцінний перехід до електронного архівування та веде до накопичення значних обсягів паперових носіїв.
Проблема особливо загострюється у приватному секторі, де підприємства, установи та організації змушені десятиліттями зберігати великі масиви паперової документації: документи поточного діловодства, документи з кадрових питань тощо.
У багатьох випадках така документація існує в єдиному екземплярі, що підвищує ризики її втрати або пошкодження. В умовах повномасштабної військової агресії російської федерації ці ризики набувають критичного значення. Часті обстріли, неможливість забезпечити зберігання паперових документів у належних захисних спорудах, а також те, що значна частина відомостей, зафіксованих у старих документах, уже дублюється сучасними державними реєстрами, ставлять під сумнів доцільність подальшого збереження таких документів виключно на паперових носіях.
Електронні копії (скан-копії чи фотокопії), навпаки, можуть зберігатися у кількох екземплярах на різних носіях та у різних місцях, забезпечуючи значно вищий рівень надійності.
Разом з тим чинне законодавство не визначає порядок створення електронних копій паперових документів приватними юридичними особами, не врегульовує їх правовий статус та не передбачає можливості їх використання з метою архівного зберігання. У результаті значна частина потенціалу цифровізації блокується саме нормативними обмеженнями, а не технічними можливостями.
Тому виникає об’єктивна необхідність законодавчого врегулювання механізму створення електронних копій паперових документів, визначення їх юридичного статусу та можливості їхнього подальшого зберігання в електронній формі.
Основні завдання законопроєкту №14414-1:
- запровадження правового визначення структурованих та неструктурованих електронних документів;
- визнання юридичної сили структурованих електронних документів без обов'язкової візуальної форми подання;
- визнання юридичної сили неструктурованих електронних документів, у тому числі створених шляхом оцифрування (сканування, фотографування) документа на папері;
- розширення можливостей використання електронних печаток юридичних осіб для засвідчення документів;
- запровадження альтернативних методів перевірки цілісності електронних документів, створених інформаційно-комунікаційними системами;
- впровадження можливості зберігати у електронній формі документи які було початково створено у паперовій формі,
- гармонізація національного законодавства з правом Європейського Союзу.
Джерело: ВРУ
Схожі публікації:
Експертні комісії юросіб більше не схвалюють документи: що змінилося
Як правильно засвідчити електронну копію документа: вимоги та порядок дій
Електронний документообіг по-європейськи: що змінить законопроєкт №14414
