Експертні комісії юросіб більше не схвалюють документи: що змінилося

1. Що відбулося
2. На які подальші зміни в архівному законодавстві слід чекати
3. Що слід врахувати юрособам вже зараз

Що відбулося

Постановою КМУ від 13.11.2025 №1459 внесено зміни до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів «Про проведення експертизи цінності документів» від 08.08.2007 № 1004 (далі – Порядок № 1004), серед яких – заміна терміну «схвалення» на «погодження».

Таким чином, ключова зміна стосується формулювання завдань Центральної експертно-перевірної комісії, експертно-перевірних комісій державних архівних установ та експертних комісії райдержадміністрацій та міських рад, а також експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадських об’єднань, релігійних організацій, їх відокремлених підрозділів (далі – юрособи).

Якщо раніше зазначені комісії одні документи погоджували, а інші – схвалювали, то тепер до всіх документів застосовується формулювання «погоджують».

З рештою це дозволить уникати непорозумінь щодо проставлення «Грифу схвалення» або «Грифу погодження» на документах.

Крім того, з пп. 4 п. 23 Порядку №1004, де йдеться про погодження документів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), вилучено слова «номенклатур справ». Це слід розуміти так: орган вищого рівня більше не розглядає і не погоджує номенклатури справ, підпорядкованих йому юросіб, що не є джерелами формування НАФ.

На які подальші зміни в архівному законодавстві слід чекати

На перший погляд, зміни мають редакційний характер. Проте з огляду на правове значення термінів у сфері архівної справи та діловодства, йдеться про уточнення процедурної ролі експертної комісії.

Дійсно, термін «погоджують» порівняно з терміном «схвалюють» є більш вдалим, оскільки:

1. точніше відповідає процедурному статусу комісій;
2. не надає їх рішенням ознак остаточного затвердження;
3. забезпечує єдність правової термінології.

Зауважимо, що зазначені зміни до Порядку №1004 спричиняють необхідність внесення змін до ряду інших важливих нормативно-правових актів, зокрема до:

1. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);
2. Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 24.05.2012 № 779/5;
3. Типового положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя, затвердженого наказом Міністерством юстиції України від 19.06.2013 № 1228/5;
4. Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерством юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5;
5. Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5;
6. Методичних рекомендацій з підготовки Положення про експертну комісію громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затверджених та впроваджених наказом Державної архівної служби України від 29.07.2019 № 65.

Зокрема, мають бути внесені зміни у ряд встановлених Правилами № 1000/5 форм, а саме:

1. номенклатури справ юрособи (додаток 10);
2. акта про вилучення документів з НАФ (додаток 14);
3. акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 15);
4. опису справ постійного зберігання (додаток 20);
5. опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 21);
6. опису справ з кадрових питань (особового складу) (додаток 22);
7. акту про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 34).

Що слід врахувати юрособам вже зараз

Можна спочатку дочекатися змін до зазначених нормативно-правових актів. Проєкти оновлених актів вже знаходяться на погодженні в Державній архівній службі України.

Нагадаємо, що:

1. державним та комунальним підприємствам для розроблення положень про власні експертні комісії слід керуватися Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5;
2. юрособам, заснованим на приватній формі власності, – Методичними рекомендаціями з підготовки Положення про експертну комісію громадського об'єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затвердженими наказом Державної архівної служби України від 29.07.2019 № 65.

Тим часом усі юрособи незалежно від форми власності при організації та проведенні експертизи цінності документів у поточному діловодстві та в архіві юрособи мають керуватися Порядком № 1004. Тому не буде помилкою, якщо вже зараз у зв’язку зі змінами до Порядку № 1004 внести відповідні зміни до положення про експертну комісію юрособи шляхом видання наказу з основної діяльності цієї юрособи.

Надалі при підготовці архівних описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань, а також при оновленні інструкцій з діловодства, положень про службу діловодства та архівний підрозділ, періодичному перегляді (зазвичай один раз на п’ять років) експертною комісією номенклатури справ потрібно правильно:

1. формулювати рішення експертної комісії у протоколі. Наприклад:

1. оформлювати відповідний гриф на документі, що погоджується комісією. Наприклад:

Відзначимо, що на чинних номенклатурах справ, інструкціях з діловодства, положеннях про службу діловодства, архівний підрозділ та експертну комісію, а також архівних описах і актах, схвалених експертною комісією до внесення змін у Порядок № 1004 і до оновлення положення про експертну комісію юрособи, нічого виправляти не потрібно і неможна.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ на 2026 рік

Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ

Наказ про створення експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії

Інструкція з діловодства

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Списки військового обліку 2025/2026, номенклатура справ – 2026, оновлені ПВТР: поради та зразки»

Мінікурс на тему:

Номенклатура справ 2025 / 2026: що (не) потрібно робити до 15.11.2025

Статті та консультації на тему:

Закриття номенклатури справ за 2025 рік + зразки

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність

Зміни до номенклатури справ у 2025 році: коригуємо під оновлений Перелік №578/5

Типові помилки в розробленні номенклатури справ та як їх уникнути