Чи можна повністю відмовитися від паперових кадрових документів

Багато роботодавців відкладають перехід на електронний документообіг через побоювання штрафів, претензій працівників і проблем під час перевірок. Чи справді ці ризики існують та які кадрові документи вже сьогодні можна вести в електронній формі – у матеріалі

2

67


Адвокат Ганна Лисенко розповіла про 5 страхів роботодавців, які заважають впровадити електронний кадровий облік у своїй роботі, розібралася, що з них правда, а що – міф:


Страх №1. Це незаконно


Насправді законодавство України не містить заборони на ведення кадрового документообігу в електронній формі.


Навпаки, закони України: від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також окремі норми Кодексу законів про працю дозволяють роботодавцям впроваджувати електронний кадровий облік.



Страх №2. Держпраці не прийме електронні документи


Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він оформлений належним чином.

Проблеми виникають не через електронну форму, а через помилки в оформленні, підписанні або зберіганні документів.


Страх №3. Працівник потім скаже: «Я нічого не підписував»


Це один із найпоширеніших страхів роботодавців. І частково він обґрунтований.


Саме тому для кадрових документів варто використовувати КЕП або УЕП та системи електронного документообігу.


Скан-копії, фото підпису, повідомлення у Viber, Telegram чи електронній пошті без електронного підпису створюють суттєві ризики під час трудового спору.


Страх №4. Усе одно доведеться залишати папери


Насправді вже сьогодні в електронну форму можна перевести:


  1. заяви працівників;
  2. накази;
  3. трудові договори та додаткові угоди;
  4. посадові інструкції;
  5. правила внутрішнього трудового розпорядку;
  6. табелі;
  7. графіки відпусток;
  8. службові записки, акти, пояснення.

Водночас окремі документи з військового обліку або охорони праці потребують додаткової оцінки ризиків та вимог законодавства

Страх №5. Це складно впровадити


Найбільша помилка – думати, що достатньо купити програму і все запрацює автоматично.


Для безпечного переходу роботодавцю бажано:


  1. затвердити Положення про електронний документообіг;
  2. видати наказ про запровадження ЕДО;
  3. визначити перелік документів, які ведуться електронно;
  4. встановити порядок підписання, зберігання.


Джерело: адвокат Ганна Лисенко


Схожі публікації:


Усі юрособи працюватимуть за новими формами документів

Електронні документи по-старому вже не працюють: що треба змінити вже зараз

Електронні кадрові документи: з 16.04.2026 нові правила для роботодавців і працівників

Особова картка 2026: нова форма та правила заповнення з 17 квітня

З 04.04.2026 діють нові вимоги до оформлення та зберігання документів

✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

67

13

131266

3

65

2

74

12

11425

2

194

2

73

2

160

1

940

3

154

4

480

8

2025

3

475

5

388

4

112

4

119

4

160

5

861

5

1112

9

80