Максимальний термін відрядження працівника за кордон та документи

Максимальний строк закордонного відрядження для звичайного ТОВ законодавством прямо не обмежений, але доцільно орієнтуватися на 60 календарних днів і мати чітке виробниче обґрунтування більш тривалого строку. Перелік документів визначаєте внутрішнім Положенням про відрядження, але обов’язковими є наказ про відрядження, підтвердні документи, що засвідчують перебування працівника за кордоном і витрати, а також авансовий звіт після завершення відрядження.

Обґрунтування

Формальних загальних обмежень строку відрядження для комерційних підприємств немає. Обмеження 30 днів в Україні та 60 днів за кордоном прямо встановлені для державних службовців та установ, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляютьс...

Пункт 6 цієї постанови встановлює орієнтир, на який спираються контролюючі органи. Строк одного відрядження визначається керівником, але не може перевищувати за кордон 60 календарних днів, крім спеціальних випадків, прямо перелічених у самому пункті. Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляютьс...

Для ТОВ та інших небюджетних роботодавців ця норма не є імперативною, але її доцільно враховувати як «безпечний» орієнтир. Якщо строк значно перевищує 60 днів, податковий орган може ставити питання, чи це справжнє відрядження, чи фактичне переведення або дистанційна робота, тому важливо мати виробниче обґрунтування тривалості поїздки.

Перелік документів для такого відрядження доцільно структурувати так.

Конкретний строк відрядження до Таїланду ви визначаєте наказом, з урахуванням виробничої потреби. Для мінімізації податкових ризиків бажано або не виходити далеко за межі 60 днів за один наказ, або у разі довгого проєкту обґрунтувати тривалу поїздку та забезпечити безперервний комплект підтвердних документів.

Алгоритм дій

1. Перевірити та за потреби оновити Положення про відрядження. Передбачити граничні орієнтовні строки, перелік підтвердних документів, порядок видачі авансів і звітування.
2. Оформити наказ про відрядження. Чітко вказати країну (Таїланд), населений пункт, партнера / об’єкт, мету, період, розмір добових і порядок компенсації проживання.
3. Забезпечити працівника авансом. Визначити суму на проїзд, проживання, добові, з урахуванням гранично неоподатковуваних добових за ПКУ.
4. Забезпечити збір підтвердних документів під час відрядження. Попередити працівника, що він має зберігати всі квитки, рахунки за житло та інші документи, що підтверджують перебування і витрати.
5. Після повернення прийняти авансовий звіт із пакетом документів. На підставі звіту остаточно відшкодувати витрати та перевірити, чи немає сум, які підлягають оподаткуванню як додаткове благо.

Ризики / нюанси

Довге безперервне відрядження без належного підтвердження може бути поставлене під сумнів як відрядження. У такому разі частину виплат (зокрема добові) податківці можуть перекваліфікувати в оподатковуваний дохід працівника. Підсумовуючи, строк ви встановлюєте самі, але чим він довший, тим ретельніше потрібно документувати виробничу необхідність і фактичне перебування працівника за кордоном.