Документи для військового обліку працівників: що потрібно мати

У справах до списків персонального військового обліку зберігаються лише копії/роздруківки військово-облікових документів (у т.ч. е-ВОД/«Резерв+»), а особові справи ведуться за правилами кадрового обліку і не зобов’язані дублювати весь комплект цих копій. Основне завдання — мати повний комплект копій ВОД саме у справах до списків та не змішувати їх з іншими документами працівника.

Обґрунтування

Персональний військовий облік на підприємстві ведеться за списками персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а копії військово-облікових документів зберігаються у справах до цих списків. Для цього використовується форма списків персонального військового обліку, наведена в додатку 5 до Порядку, а інформація про чисельність облікових осіб відображається ще й у відомості оперативного обліку, що зберігається разом зі списками персонального військового обліку Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'яз....

До справ, що формуються до списків, включаються саме копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а не інші кадрові документи. Порядком встановлено, що персональний військовий облік ведеться за списками персонального військового обліку, а забезпечення повноти та достовірності даних у цих списках є окремою функцією підприємства, при цьому Порядок не вимагає зберігати в цих справах копії паспорта, дипломів чи інших документів, які не є військово-обліковими Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'яз....

Військово-обліковий документ може бути як паперовим, так і електронним, причому роздруківка електронного ВОД з QR‑кодом юридично прирівнюється до паперового документа. Відповідно, для справ до списків роботодавець може зберігати або копії паперових ВОД, або роздруківки електронних ВОД із QR‑кодом, які мають однакову юридичну силу п. 9 Порядку № 559.

Особові справи працівників за своєю суттю належать до системи кадрового обліку, а не військового, тому обов’язкової вимоги дублювати в них усі копії ВОД немає. Нормативні акти про військовий облік визначають вимоги саме до списків, відомості оперативного обліку та справ з копіями ВОД, а питання складу документів в особовій справі вирішується за правилами діловодства та кадрового обліку і не регламентується Порядком військового обліку Порядку №1487.

Підсумовуючи, для перевірки з військового обліку критично мати: коректно оформлені списки (додаток 5), відомість оперативного обліку (додаток 12) та справи з копіями/роздруківками усіх чинних ВОД, а зберігання цих копій у особових справах є питанням внутрішньої організації кадрового діловодства, а не обов’язковою вимогою військового обліку.